TEILHABE SICHTBAR MACHEN, BEGEGNUNG ERMÖGLICHEN
INKLUSION IST KEIN EXTRA
SIE IST TEIL UNSERER HALTUNG
Inklusive Events: Formate
Welches Format passt zu dir?
Vier Richtungen, aus denen wir dein Event bauen, abgestimmt auf Anlass, Gäste und Budget.
Aus unserer Arbeit
Ein Projekt, das zeigt, wie wir planen
Inklusive Events planen lassen
So läuft die Planung mit uns
Vom ersten Gespräch bis zum Abbau bleibt eine Person zuständig.
01
Kurzes Gespräch, klarer Rahmen
Termin, Gästezahl, Budget und Anlass. Danach wissen wir, welche Varianten für dein Team überhaupt infrage kommen.
02
Vorschlag mit Kosten im Klartext
Du bekommst zwei bis drei Varianten, einen Ablaufplan und eine Aufstellung, in der jeder Posten offen steht.
03
Umsetzung und Betreuung vor Ort
Wir koordinieren Gewerke, Technik und Catering und sind am Tag selbst da, bis abgebaut ist.
Was unsere Kunden sagen
Stimmen aus über 700 Projekten
Für mich ist der Football Agency Cup so wertvoll, weil er eine ganze Branche auf dem Sportplatz zusammenbringt
Hier wirst Du mit Deinen Kolleg*innen ein echtes Team. Emotionaler kann man die Agentur-Zielgruppe nicht treffen!
Andreas Fischer-Appelt, CEO, fischerAppelt
Herzensangelegenheit oder Business Event.
Wir schaffen einzigartige Erinnerungen, persönlich, nachhaltig und professionell.
Eric Söhnholz · Geschäftsführer und Inhaber, MyDearCaptain · LinkedIn
Inklusive Events in deiner Stadt
19 Standorte, ein Ansprechpartner
Wähle deine Stadt und sieh dir Formate, Locations und Ablauf vor Ort an.
Inklusive Events anfragen
In zwei Minuten angefragt, in Ruhe geplant
Nenn uns Termin, Gästezahl und Anlass. Der erste Vorschlag kommt ohne Kostenpflicht.
Ob inklusives Firmenevent, Festival, Messe oder Kulturveranstaltung: Wir entwickeln Formate, die Menschen verbinden, unabhängig von Einschränkungen oder Assistenzbedarf. Von rollstuhlgerechten Locations über Gebärdensprachdolmetscher bis hin zu barrierefreier Kommunikation und Rückzugsorten für Reizsensibilität, wir denken Inklusion ganzheitlich.
Als erfahrene Eventagentur mit Fokus auf Live-Kommunikation, Teilhabe und Vielfalt setzen wir gemeinsam mit euch Zeichen, für ein offenes Miteinander und Events, die niemanden ausschließen.
Lasst uns gemeinsam ein Zeichen setzen, für inklusive Events mit Wirkung.
Ein Beispiel aus über 700 umgesetzten Projekten.
Barrierefreie Veranstaltungen brauchen die passende Location. Häuser an unseren Standorten: Eventlocation Hamburg · Eventlocation Köln · Eventlocation Frankfurt · Eventlocation Düsseldorf · Eventlocation Westerwald · Eventlocation Essen · Eventlocation Bochum · Eventlocation Duisburg · Eventlocation Dortmund · Eventlocation Schwerin · Eventlocation Flensburg · Eventlocation Greifswald · Eventlocation Lüneburg · Eventlocation Osnabrück · Eventlocation Siegen
Leistungen
Es macht uns große Freude inklusiver Events mit echter Barrierefreiheit zu gestalten: durchdacht, respektvoll und selbstverständlich.
Barrierefreiheit betrifft mehr als eine Rampe. Dazu gehören stufenloser Zugang und Aufzug, ein barrierefreies WC, ausreichend breite Wege zwischen den Tischen, gute Beleuchtung, kontrastreiche Beschilderung, eine Höranlage oder Mikrofondisziplin sowie Sitzplätze, die niemanden an den Rand setzen.
Am besten frag den Bedarf bei der Anmeldung ab, offen formuliert und freiwillig. So erfährst du früh von Rollstuhl, Assistenzhund, Hörhilfe oder Lebensmittelunverträglichkeit und kannst Location und Catering danach auswählen, statt kurzfristig zu improvisieren.
Nicht zwangsläufig. Der größte Teil der Barrierefreiheit entsteht bei der Auswahl der Location und beim Ablauf, also bei Entscheidungen, die ohnehin getroffen werden. Zusatzkosten fallen vor allem für Technik wie Höranlagen oder Gebärdensprachdolmetschung an.
Die unsichtbaren: laute Hintergrundmusik bei gleichzeitiger Ansprache, lange Stehempfänge ohne Sitzgelegenheit, Speisekarten nur in Kleinschrift, fehlende Rückzugsorte für Reizempfindliche und Programme ohne Pausen. Diese Punkte kosten nichts und wirken sofort.
Eine barrierefreie Veranstaltung beginnt nicht erst mit einer Rampe am Eingang. Entscheidend ist ein Blick auf alle Situationen, in denen Menschen ausgeschlossen werden können: bei der Anreise, beim Einlass, in der Orientierung, bei der Kommunikation, im Programm oder bei digitalen Informationen. Wer eine inklusive Veranstaltung plant, berücksichtigt unterschiedliche körperliche, sensorische, kognitive und soziale Bedürfnisse von Anfang an. So wird Barrierefreiheit nicht zum nachträglichen Zusatz, sondern zu einem festen Bestandteil der Konzeption.
Für Veranstalter und Organisationen schafft ein strukturiertes Vorgehen mehr Planungssicherheit, weil Anforderungen früh erkannt, Zuständigkeiten geklärt und passende Lösungen abgestimmt werden können. Gleichzeitig profitieren Gäste, weil sie sich selbstständiger, sicherer und willkommener bewegen können. MyDearCaptain begleitet Veranstaltungen als Eventagentur mit 14 Standorten in Deutschland und betrachtet Inklusion als praktisches Thema der Veranstaltungsplanung: Ein inklusives Event entsteht dort, wo Zugänglichkeit, Information und Teilhabe konsequent zusammengedacht werden.
Eine barrierefreie Veranstaltung ist so geplant, dass möglichst alle Menschen teilnehmen können: Sie finden den Weg, erhalten wichtige Informationen, verstehen Abläufe und können Programminhalte nutzen. Dabei geht es nicht nur um Rampen oder Aufzüge, sondern um das Zusammenspiel aus Location, Kommunikation, Technik, Orientierung, Service und Programm. Wer ein barrierefreies Event planen möchte, denkt Barrieren deshalb früh mit und prüft, welche Anforderungen für die jeweilige Zielgruppe relevant sind.
Der Begriff barrierefrei beschreibt einen möglichst eigenständigen Zugang und eine Nutzung ohne vermeidbare Hindernisse. Behindertengerecht wird im Alltag häufig ähnlich verwendet, wirkt aber enger, weil er den Blick stärker auf bestimmte Behinderungen richtet. Für die praktische Planung ist entscheidend, eine Veranstaltung barrierefrei gestalten zu können, ohne pauschal von einer einzigen Lösung für alle auszugehen. Das Thema Barrierefreiheit bleibt immer kontextabhängig.
Hilfreich sind vier Grundprinzipien: Wahrnehmbarkeit bedeutet, Inhalte über verschiedene Sinne zugänglich zu machen. Bedienbarkeit betrifft Wege, Türen, Anmeldungen und digitale Tools. Verständlichkeit sorgt für klare Sprache, Orientierung und nachvollziehbare Abläufe. Robustheit meint, dass Angebote mit unterschiedlichen Hilfsmitteln, Geräten und Unterstützungsbedarfen funktionieren. So entsteht eine Planung, die den barrierefreien Anforderungen entspricht und Teilnahme nicht dem Zufall überlässt.
Eine barrierefreie Veranstaltung beginnt mit dem Blick auf Situationen, in denen Gäste ausgeschlossen, verunsichert oder abhängig von Hilfe werden können. Das betrifft nicht nur Menschen mit Behinderungen, sondern auch ältere Gäste, Familien, internationale Teilnehmende oder Personen mit temporären Einschränkungen. Wer ein inklusives Event vorbereitet, sollte früh fragen, welche Informationen fehlen, welche Wege schwer nutzbar sind und welche Anforderungen in jedem einzelnen Bereich zu beachten sind. So werden barrierefreie Veranstaltungen planbarer.
Wenn du eine Veranstaltung barrierefrei gestalten möchtest, prüfe Zugänge, Türbreiten, Wegeführung, Aufzüge, Rampen und Sanitärbereiche frühzeitig. Ebenso wichtig sind geeignete Sitzplätze, freie Sichtachsen, blendfreie Beleuchtung und erreichbare Servicepunkte. Achte darauf, ob Orientierung ohne Umwege möglich ist und ob klare Hinweise vorhanden sind. Rückzugsflächen helfen Gästen, die Ruhe benötigen oder Reizüberflutung vermeiden möchten.
Wer ein barrierefreies Event planen will, sollte Kommunikation nicht erst vor Ort betrachten. Einladungen, Websites, Anmeldeformulare, Beschilderung und Programmhinweise können Hürden erzeugen, wenn Sprache zu komplex ist oder Informationen nur in einem Format vorliegen. Digitale Inhalte sollten gut lesbar, strukturiert und mit Hilfsmitteln nutzbar sein. Auch ein PDF kann problematisch sein, wenn es nicht zugänglich aufgebaut ist oder wichtige Angaben zur Teilnahme fehlen.
Eine inklusive Veranstaltung berücksichtigt auch Ablauf und Atmosphäre. Zu hohe Lautstärke, fehlende Pausen, ungeklärte Interaktionen oder eine Moderation ohne Orientierung können Teilhabe erschweren. Teilnehmende brauchen verständliche Abläufe und Wahlmöglichkeiten. Gleichzeitig sollte das Team sensibel reagieren können, wenn Unsicherheiten im Umgang entstehen. Ziel ist, dass alle Menschen respektvoll und möglichst selbstbestimmt teilnehmen können.
Die Location entscheidet früh darüber, ob du ein barrierefreies Event planen kannst oder später mit Kompromissen arbeiten musst. Für Veranstaltungen ist deshalb eine gute Besichtigung vor Ort einer der wichtigsten Schritte: Prüfe nicht nur Räume, sondern auch Wege, Zuständigkeiten, vorhandene Technik, Services und die Umsetzung möglicher Maßnahmen. So lässt sich eine Veranstaltung barrierefrei gestalten, die möglichst viele Bedarfe von Beginn an berücksichtigt.
Wenn du eine Veranstaltung barrierefrei gestalten möchtest, leg zur Planung eine klare Prüflogik an: Welche Anreiseinformationen erhalten Gäste vorab, wo befinden sich stufenarme Eingänge, Schwellen, Türen und Aufzüge? Bewerte außerdem Bodenbeläge, Wegeführung, Sanitäranlagen, Garderobe und Leitsysteme. Die folgenden Punkte sollten nicht nur theoretisch abgefragt, sondern bei der Besichtigung praktisch getestet werden.
Eine barrierefreie Veranstaltung braucht Orientierung, die auch unter Stress funktioniert. Achte auf verständliche Beschilderung, ausreichendes Licht, gute Akustik und gut erkennbare Wege im gesamten Bereich. Weise Personal im Briefing darauf hin, wie Unterstützung angeboten wird. Auch Evakuierung, Sammelpunkte, Ruhezonen und alternative Wege sollten mit Betreiberinnen und Betreibern abgestimmt sein.
Ein inklusives Event beginnt nicht erst am Eingang, sondern bereits bei der Anmeldung. Gib Gästen die Möglichkeit, Unterstützungsbedarfe freiwillig, konkret und datensensibel mitzuteilen. Stelle offene Fragen, ohne Druck aufzubauen, und erkläre, wofür Angaben genutzt werden. So können Raumplanung, Technik, Kommunikation und Service besser vorbereitet werden.
Wenn du ein barrierefreies Event planst, beginnt Teilhabe nicht erst am Veranstaltungstag. Entscheidend sind verlässliche Informationen vorab, klare Sprache während der Veranstaltung und nachvollziehbare Hinweise danach. Eine barrierefreie Veranstaltung macht sichtbar, welche Bedingungen vor Ort bestehen und welche Unterstützung möglich ist.
Die Einladung sollte kompakt zeigen, worum es geht, wo das Event stattfindet, wie die Anreise funktioniert und welche Bereiche zugänglich sind. Für eine inklusive Veranstaltung gehören auch Hinweise zu Assistenz, Begleitpersonen, Ruhebereichen oder besonderen Bedarfen in die Anmeldung. Wichtig ist eine eindeutige Struktur: Was ist bereits vorhanden, was kann angefragt werden und bis wann?
Wer ein barrierefreies Event planen möchte, sollte digitale Inhalte früh prüfen. Webseiten brauchen gut lesbare Kontraste, klare Überschriften, Alternativtexte für Bilder und eine mobile Darstellung. Ein PDF sollte nicht nur gestaltet, sondern möglichst barrierefrei lesbar sein. Untertitel für Videos und ein gut erkennbarer Link zum Thema Anfahrt oder Unterstützung erleichtern weitere Schritte.
Für eine barrierefreie Veranstaltung ist ein fester Kontakt hilfreich. Diese Person beantwortet Fragen rund um Zugänglichkeit, nimmt Bedarfe auf und koordiniert kurzfristige Anpassungen. So lassen sich Unsicherheiten reduzieren und Kommunikationswege bleiben für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Das Programm entscheidet wesentlich darüber, ob aus Zugang echte Teilhabe wird. Wer eine Veranstaltung barrierefrei gestalten möchte, plant Inhalte, Rhythmus und Interaktion so, dass möglichst viele teilnehmende Personen folgen, mitmachen und Pausen nutzen können. Barrierefreiheit entsteht dabei nicht durch Sonderwege, sondern durch ein inklusives Event, das klare Orientierung und flexible Formate bieten kann.
Bei Veranstaltungen helfen klare Zeitpläne, sichtbare Programmpunkte und verlässliche Pausen, Überforderung zu vermeiden. Ruhige Zonen, steuerbare Lautstärke und angemessenes Licht sind kleine, aber wirksame Stellschrauben. Praktische Tipps sind zum Beispiel Pufferzeiten, kurze Wechselwege und Hinweise vor lauten oder reizintensiven Momenten. So bleibt das Programm möglichst nachvollziehbar und zugänglich.
Eine barrierefreie Veranstaltung braucht eine Moderation, die verständlich spricht, wichtige Informationen wiederholt und visuell unterstützt. Einfache Sprache, gut lesbare Präsentationen, Untertitel bei Videoformaten und Gebärdensprachoptionen schaffen Zugang für Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Auch Fragen aus dem Publikum sollten wiederholt werden, damit alle die Inhalte im Raum und digital nachvollziehen können.
Eine inklusive Veranstaltung gelingt operativ nur, wenn Team, Technik, Moderation und Dienstleister vorbereitet sind. Briefings klären Rollen, Ansprechpartner, Eskalationswege und den respektvollen Umgang mit Assistenzbedarf. Für die Durchführung von Programmpunkten sind starke Absprachen wichtig: Wer reagiert bei Verzögerungen, wer unterstützt bei Orientierung, und wie werden Hinweise diskret aufgenommen? Das stärkt die Qualität von Veranstaltungen spürbar.
Eine Checkliste hilft, wenn du ein barrierefreies Event planst und dabei Zielgruppen, Bedarfe und Zuständigkeiten nachvollziehbar festhalten möchtest. Sinnvoll ist eine Orientierung an anerkannten Quellen, etwa am Koordinierungsbüro zur Umsetzung der UN-Behindertenrechtskonvention oder an Hinweisen der Bundesfachstelle. Das ersetzt keine Rechtsberatung, schafft aber eine belastbare Arbeitsgrundlage für Themen wie Zugang, Kommunikation, Technik, Programm und Service.
Für die Vorbereitung klärst du zuerst, wer teilnehmen soll, welche Bedarfe bekannt sind und welche Informationen aktiv abgefragt werden müssen. Danach prüfst du Location, Wegeführung, Sanitärbereiche, Beschilderung, Anreise, digitale Inhalte und Notfallprozesse. Für die Durchführung werden Verantwortlichkeiten, Zeitpunkte und Prüfpunkte getrennt dokumentiert: Wer kontrolliert Technik, wer begleitet Gäste, wer entscheidet bei Änderungen? Wird die Checkliste früh erstellt, unterstützt sie die Umsetzung, ohne dass Planen zur reinen Abhakroutine wird.
Nach der barrierefreien Veranstaltung sollten Rückmeldungen strukturiert gesammelt werden: direkt vor Ort, im Nachgang und auf Wunsch anonym. Frag, was bereits gut funktioniert hat und wo Barrieren entstanden sind. So wird ein inklusives Event zur Lernquelle bei weiteren Formaten. Eigene Checklisten können danach angepasst und als Standard für die nächste Planung genutzt werden.
Eine inklusive Veranstaltung entsteht nicht zufällig: Sie braucht frühe Planung, klare Kommunikation, eine passende Location, ein zugängliches Programm und eine konsequente Umsetzung. Wenn du eine barrierefreie Veranstaltung oder ein inklusives Event planst, unterstützt MyDearCaptain dich von der Konzeption bis zur Durchführung und berücksichtigt dabei die Anforderungen an barrierefreie Abläufe, Informationen und Teilnahmemöglichkeiten.
Mit über 8 Jahren Erfahrung, mehr als 700 umgesetzten Projekten und 14 Standorten in Deutschland begleiten wir Veranstaltungen strukturiert und praxisnah. Von unserem Team erfährst du, welche Schritte für mehr Inklusion sinnvoll sind und wie sie realistisch umgesetzt werden können.
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