feiern, was ihr erreicht habt
Wir planen euren Abiball so, wie ihr ihn verdient.
festlich, reibungslos und mit einem Abend, den niemand vergisst.
Abiball: Formate
Welches Format passt zu dir?
Vier Richtungen, aus denen wir dein Event bauen, abgestimmt auf Anlass, Gäste und Budget.
Aus unserer Arbeit
Ein Projekt, das zeigt, wie wir planen
Abiball planen lassen
So läuft die Planung mit uns
Vom ersten Gespräch bis zum Abbau bleibt eine Person zuständig.
01
Kurzes Gespräch, klarer Rahmen
Termin, Gästezahl, Budget und Anlass. Danach wissen wir, welche Varianten für dein Team überhaupt infrage kommen.
02
Vorschlag mit Kosten im Klartext
Du bekommst zwei bis drei Varianten, einen Ablaufplan und eine Aufstellung, in der jeder Posten offen steht.
03
Umsetzung und Betreuung vor Ort
Wir koordinieren Gewerke, Technik und Catering und sind am Tag selbst da, bis abgebaut ist.
Was unsere Kunden sagen
Stimmen aus über 700 Projekten
Die Zusammenarbeit mit MyDearCaptain beim Football Agency Cup war top
Hochprofessionell, kreativ und mit sehr viel Herz und Leidenschaft für dieses spektakuläre Event verbunden. Als Sponsor haben wir uns immer gut beraten und betreut gefühlt. Vielen Dank!
Ralf Gessner, ARD Media GmbH LinkedIn
Herzensangelegenheit oder Business Event.
Wir schaffen einzigartige Erinnerungen, persönlich, nachhaltig und professionell.
Eric Söhnholz · Geschäftsführer und Inhaber, MyDearCaptain · LinkedIn
Abiball in deiner Stadt
18 Standorte, ein Ansprechpartner
Wähle deine Stadt und sieh dir Formate, Locations und Ablauf vor Ort an.
Abiball anfragen
In zwei Minuten angefragt, in Ruhe geplant
Nenn uns Termin, Gästezahl und Anlass. Der erste Vorschlag kommt ohne Kostenpflicht.
Als erfahrene Eventagentur übernehmen wir die komplette Planung eurer Abschlussfeier, von Location und Technik über Catering, Moderation, Programm und Deko bis hin zur Koordination am Abend selbst. Egal ob glamourös im Ballsaal, modern in der Eventhalle oder lässig im Zelt, wir passen alles an euren Stil und euer Budget an.
Ihr plant euren Abiball?
Dann feiern wir mit euch das, was zählt, euren Erfolg, eure Geschichte und euren ganz großen Moment.
Leistungen
hier geht es nicht um Größe, sondern um echte Momente. Wenn am Ende genau die Stimmung entsteht, die sich unsere Kunden gewünscht haben, dann haben wir alles richtig gemacht.
Das hängt von Gästezahl und Anspruch ab. Als grobe Orientierung: Saalmiete 500 bis 3.000 Euro, Catering 12 bis 70 Euro pro Person, DJ 800 bis 1.800 Euro. Dazu kommen Technik, Deko und Security. Die Summe wird meist über Ticketpreise und die Abikasse finanziert.
Etwa 18 Monate vorher, spätestens ein Jahr vorher. Große Säle für 300 Gäste und mehr sind an Juni-Wochenenden früh vergeben, deshalb steht die Location an erster Stelle.
Typisch sind Sektempfang, Zeugnisübergabe oder Ehrungen, Reden, Abendessen, Programmpunkte des Jahrgangs und danach Party mit DJ oder Band. Eltern und Lehrkräfte sind meist beim offiziellen Teil dabei, die Party läuft oft bis in die Nacht.
Bewährt sind Kuchenverkauf, Partys, Mottowochen-Aktionen, Sponsoren aus der Region und der Verkauf von Abi-Merch. Plane die Einnahmen früh, damit die Ticketpreise für alle bezahlbar bleiben.
Auf die Kapazität für Schüler, Eltern und Lehrkräfte, eine Sperrstunde, die zur Party passt, vorhandene Technik, Bestuhlung für das Essen und genug Platz zum Tanzen. Wir haben in unseren Standort-Städten eigene Abiball-Seiten mit Location, Catering und DJ.
Wenn ihr euren Abiball planen wollt, solltet ihr früh starten: Für viele Jahrgänge ist etwa 18 Monate vorher ein sinnvoller Zeitpunkt, um Planung, Budget, Location und Komitee sauber aufzusetzen. Einen Abiball zu organisieren, heißt vor allem, Entscheidungen rechtzeitig zu treffen, die Abiball-Kosten realistisch einzuschätzen und Aufgaben klar zu verteilen. MyDearCaptain unterstützt euch dabei auf Wunsch bei Location, Catering, DJ, Technik und Ablauf, damit aus vielen Einzelpunkten ein strukturierter Abend wird.
Wenn ihr euren Abiball planen wollt, braucht ihr zuerst einen klaren Überblick: Zielbild, Gästezahl, Terminfenster und Verantwortlichkeiten. Danach fragt ihr Location und Dienstleister an, bevor Finanzierung, Tickets und Programm verbindlich werden. Für Hamburg, Köln, Düsseldorf, Frankfurt, Essen, Bochum, Dortmund, Duisburg, Lüneburg, Schwerin, Osnabrück, Greifswald, Flensburg, Siegen und den Westerwald haben wir eigene Abiball-Seiten mit Location, Catering und DJ.
Bevor ihr den Abiball organisieren könnt, solltet ihr die wichtigsten Fragen im Komitee sammeln: Wer kommt, wie groß ist euer Jahrgang, welche Rolle übernehmen Eltern, Familie und Schule, und welches Budget ist realistisch? Klärt außerdem, welche Stimmung der Abend haben soll: festlich, locker, mit viel Programm oder eher mit Fokus auf Essen, Reden und Party. So wird aus vielen Einzelideen eine Planung, die für alle nachvollziehbar bleibt.
Externe Unterstützung ist sinnvoll, wenn euer Team wenig Zeit hat oder viele Themen parallel laufen: Location-Abstimmung, Technik, Ablaufplanung, Dienstleister und Budgetkontrolle. Wir von MyDearCaptain helfen euch, den Abiball so zu planen, dass Leistungen zusammenpassen und Entscheidungen nicht im Abstimmungschaos hängen bleiben. Ihr könnt trotzdem viel selbst übernehmen, behaltet aber eine klare Organisation im Hintergrund.
Ein guter Zeitplan trennt, was früh entschieden werden muss, von Punkten, die ihr später finalisiert. So bekommt das Komitee alle Aufgaben in eine klare Reihenfolge und kann den Abiball organisieren, ohne kurz vor Schluss unter unnötigen Druck zu geraten.
18 Monate vorher: Fokus ist der Start der Planung. Konkrete Aufgaben sind: Komitee bilden, Rollen vergeben, Budgetrahmen setzen, erste Gästezahl schätzen und Terminoptionen sammeln. Ergebnis: Ihr wisst, wer wofür zuständig ist und wie viel Zeit ihr habt.
12 Monate vorher: Fokus ist die Location. Konkrete Aufgaben sind: Saalgrößen prüfen, Sperrstunde, Bestuhlung, Technik und Erreichbarkeit vergleichen sowie erste Anfragen stellen. Ergebnis: Eine realistische Shortlist für euren Abiball.
9 Monate vorher: Fokus sind zentrale Dienstleister. Konkrete Aufgaben sind: Catering, DJ und Technik anfragen, Angebote vergleichen und offene Punkte dokumentieren. Ergebnis: Ihr könnt den Abiball planen und wichtige Kostenblöcke früh absichern.
6 Monate vorher: Fokus sind Tickets und Rahmenprogramm. Konkrete Aufgaben sind: Ticketpreise kalkulieren, Verkauf starten, Drucksachen vorbereiten, Programmideen sammeln, Reden koordinieren, Musik abstimmen und Deko grob festlegen. Ergebnis: Der spätere Abiball-Ablauf wird sichtbar.
3 Monate vorher: Fokus ist die Feinplanung. Konkrete Aufgaben sind: Sitzplan vorbereiten, Menü oder Buffet finalisieren, Ablaufzeiten prüfen und offene Zusagen einholen. Ergebnis: Alle wichtigen Entscheidungen stehen, nur Details werden später angepasst.
4 Wochen vorher: Fokus ist die finale Abstimmung. Konkrete Aufgaben sind: Gästeliste schließen, Dienstleister briefen, Aufbauplan prüfen und Einlass organisieren. Ergebnis: Am Abend weiß jede Person, was zu tun ist.
Tag X: Fokus ist die Durchführung. Konkrete Aufgaben sind: Aufbau, Technikcheck, Einlass, Programmpunkte, Reden, Musikwechsel und Abbau koordinieren. Ergebnis: Der Abiball läuft nach Plan, und das Komitee kann reagieren, wenn sich etwas verschiebt.
Die Abiball-Kosten hängen vor allem davon ab, wie viele Gäste ihr einladet, welche Location passt und wie umfangreich Catering, Technik, Musik, Deko und Programm werden. Wenn ihr euren Abiball planen wollt, trennt zuerst feste Posten von variablen Kosten pro Person, damit euer Budget realistisch bleibt.
Für einen belastbaren Überblick solltet ihr diese Blöcke sammeln: Saalmiete für einen Abiball: 500 bis 3.000 Euro, Catering: 12 bis 70 Euro pro Person, DJ für einen Abiball: 800 bis 1.800 Euro, zusätzliche Technik, Deko, Fotos, Drucksachen, Sicherheit oder Service sowie ein Puffer für kleine Nachbuchungen und große Änderungen. Genau hier zeigt sich, ob das Budget zum gewünschten Abiball passt oder ob ihr beim Programm, bei der Ausstattung oder beim Essen nachjustieren müsst.
Als Orientierung könnt ihr mit einem Jahrgang rechnen, der sein Abi mit Abiturientinnen, Abiturienten, Eltern und weiteren Begleitpersonen feiert. Legt zuerst die erwartete Gästezahl fest, zum Beispiel nach dem Schema: Anzahl der Abiturientinnen und Abiturienten plus je zwei Begleitpersonen. Danach rechnet ihr Ticketpreis mal Gäste und addiert vorhandenes Geld aus der Abikasse. Von diesem Betrag zieht ihr die Hauptkosten für Location, Catering, DJ, Technik, Fotos, Drucksachen und Programm ab. Was danach bleibt, ist euer Spielraum für Extras oder Puffer. Diese Abiball-Kosten sind keine Garantie, geben euch aber einen klaren Überblick, wie Ticketpreise und Abikasse zusammenwirken.
Wenn ihr euren Abiball organisieren wollt, hilft ein früher Blick auf Einnahmen und Ausgaben. Je besser ihr die Abiball-Kosten kennt, desto gezielter könnt ihr Geld sammeln und ein realistisches Budget für eure Stufe festlegen.
Um die Abikasse füllen zu können, sortiert eure Ideen nach Aufwand. Schnell umsetzbar sind Kuchenverkauf, Pfandaktionen, Unterstützung aus der Familie und Vorverkaufsaktionen für Tickets. Mittlerer Aufwand entsteht bei Schulmerch, einer Abizeitung oder kleinen Events in der Schule. Größere Aktionen sind Tombola, Jahrgangsparty oder die Suche nach Sponsoren aus dem Umfeld, etwa lokale Betriebe oder Elternkontakte. Gute Aktionen passen zu eurer Stufe: Viele Schüler können gemeinsam Aufgaben übernehmen, andere bringen Kontakte, Gestaltung oder Organisation ein.
Für faire Ticketpreise zieht ihr vom Zielbudget den aktuellen Stand der Abikasse ab und teilt den Rest durch die erwarteten Gäste. Plant dabei klar ein, dass Eltern häufig mitkommen und nicht jeder Schüler denselben finanziellen Spielraum hat. Wenn ihr Sponsoren, Abizeitung und Aktionen früh einplant, habt ihr mehr Luft beim Preis und müsst weniger Geld pro Ticket einrechnen.
Die Location prägt euren Abiball stärker als fast jede andere Entscheidung: Sie bestimmt Stimmung, Ablauf, Wege, Lautstärke und oft auch die Kosten. Wenn ihr den Abiball organisieren wollt, solltet ihr die Auswahl deshalb nicht nur nach Optik treffen, sondern nach klaren Kriterien, die zu eurem Jahrgang und euren Gästen passen.
Für eine passende Abiball-Location gehören diese Punkte früh auf eure Checkliste: Kapazität ab 300 Gäste, ausreichend Technik für Reden, Musik und Licht, klare Sperrstunde, Bühne oder erhöhte Fläche, Tanzfläche, Garderobe, Bar und feste Ansprechpartner vor Ort. Klärt außerdem, welche Auflagen für Lautstärke, Dekoration, externe Dienstleister und Aufbauzeiten gelten. Nice to have sind separate Bereiche für Empfang, Fotostation oder ruhige Gespräche. Wichtige Fragen beim Besichtigungstermin: Ist die Technik inklusive, wer betreut sie am Abend und wie flexibel ist die Location bei kurzfristigen Änderungen?
Bei der Besichtigung solltet ihr nicht nur den leeren Raum anschauen, sondern den Ablauf gedanklich durchspielen. Passt die Bestuhlung zum offiziellen Teil, sehen alle Gäste die Bühne, und bleibt genug Platz für Tanzfläche, Buffet oder Menüservice? Klärt auch, ob das Catering vorgegeben ist oder frei gewählt werden kann. Eine gute Abiball-Location hat kurze Wege für Einlass, Garderobe, Toiletten, Bar und Essen, damit der Abend nicht durch Staus im Raum ausgebremst wird.
Ein klarer Abiball-Ablauf hilft euch, den Abend ruhig zu steuern: Einlass, Empfang, offizieller Teil, Essen, Fotos, Programm, Musikstart und Party sollten logisch ineinandergreifen. Das Abimotto kann sich dabei durch Deko, Moderation, Fotos und einzelne Programmpunkte ziehen, ohne dass der Abend überladen wirkt.
Der offizielle Teil beginnt meist mit Begrüßung, kurzer Moderation und Reden von Schule, Jahrgang und Elternvertretung. Wenn Zeugnisse, Danksagungen oder Ehrungen vorgesehen sind, plant klare Übergänge und feste Zeitfenster ein. Der formelle Teil wirkt wertiger, wenn er kurz bleibt, gut moderiert ist und nicht von zu vielen Beiträgen unterbrochen wird. Danach kann der Abend entspannt in Essen, Fotos und lockere Gespräche wechseln.
Gute Abiball-Programmideen sind Rückblicke, ein Video aus der Schulzeit, kurze Spiele, Lehrerbeiträge, Awards, eine Fotowand und ein besonderer Motto-Moment. Viele kleine Beiträge wirken schnell unruhig, eine große Idee mit guter Vorbereitung oft stärker. Achtet darauf, dass Unterhaltung, Essen und Musik nicht konkurrieren. Nach dem offiziellen Teil kann ein Eröffnungstanz oder ein gezielter Musikstart den Übergang in die Party setzen. So bleibt die Feier persönlich, aber der Ablauf des Abiballs bleibt für Gäste und Komitee übersichtlich.
Wenn ihr euren Abiball organisieren wollt, sollte im Abiball-Komitee nicht jede Person alles machen. Typische Rollen sind: Projektleitung für den Überblick, Finanzen für Budget und Zahlungen, Location für Besichtigungen und Verträge, Dienstleister für Catering und DJ, Programm für Reden und Beiträge, Kommunikation mit Schule und Eltern, Tickets und Gästeliste, Deko und Motto sowie Technik und Ablaufregie. Jede Verantwortung braucht eine feste Person, damit die Organisation im Team klar bleibt und Aufgaben nicht doppelt laufen.
Wenn ihr den Abiball planen wollt, helfen feste Meetings, kurze Protokolle und Deadlines. Legt genau fest, wer bis wann welche Aufgaben erledigt und welche Entscheidungen das Komitee gemeinsam trifft. Offene Fragen sammelt ihr vor dem Termin, damit alle vorbereitet sind. So bleibt die Organisation übersichtlich, und alle wissen, was als Nächstes passiert.
Wenn ihr euren Abiball planen wollt, braucht ihr keinen perfekten Masterplan von Tag eins, sondern einen klaren Fahrplan: Zeitplan, Budget, Location, Finanzierung, Programm und Aufgabenverteilung. Genau damit wird aus vielen Einzelentscheidungen eine strukturierte Organisation, bei der das Komitee den Überblick behält und der Abend für euren Jahrgang sinnvoll vorbereitet ist.
MyDearCaptain unterstützt euch dabei, den Abiball zu organisieren, ohne dass ihr alles allein koordinieren müsst. Wir arbeiten mit 14 Standorten, haben über 700 Projekte umgesetzt und bringen mehr als acht Jahre Erfahrung in der Planung von Events mit. Auch Unternehmen wie Porsche, Bosch, Allianz und Audi haben mit uns geplant. Wenn ihr Unterstützung für euren Abiball sucht, könnt ihr euch mit euren Eckdaten bei uns melden: Jetzt unverbindlich anfragen
Wir planen an 14 Standorten. Auf den Stadtseiten findest du Locations, Ideen und Ansprechpartner vor Ort:
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