Ratgeber
Nachhaltige Events entstehen nicht durch eine einzelne große Geste, sondern durch viele konsequente Entscheidungen bei Anreise, Location, Catering, Material, Ablauf und Kommunikation.
Kernaussagen im Überblick
Wer nachhaltige Veranstaltungen oder Green Events plant, sollte früh klären, welche Maßnahmen wirklich zur Zielgruppe, zum Budget und zum Anlass passen.
MyDearCaptain unterstützt Unternehmen dabei, Anspruch und Machbarkeit zusammenzubringen, ohne dass die Planung unnötig kompliziert wird. So wird aus einer nachhaltigen Firmenfeier kein Symbolprojekt, sondern ein stimmiges Eventkonzept, das Ressourcen bewusster einsetzt und ehrlich kommuniziert, was umgesetzt wird und wo Grenzen liegen.
Wenn du die Planung abgeben möchtest: Wir übernehmen das für dich, zum Beispiel als Open-Air-Event planen oder Firmenfeier planen lassen.
Dein Ansprechpartner
Du willst Anspruch und Machbarkeit zusammenbringen? Wir übersetzen deine Ziele in Entscheidungen, die im Alltag eines Events funktionieren.
Herzensangelegenheit oder Business Event.
Wir schaffen einzigartige Erinnerungen, persönlich, nachhaltig und professionell.
Eric Söhnholz · Geschäftsführer und Inhaber, MyDearCaptain · LinkedIn
Inhalt
01
Was macht Veranstaltungen nachhaltiger?
Nachhaltigkeit entsteht, wenn ökologische, soziale und organisatorische Aspekte in der Planung zusammengedacht werden. Nachhaltige Veranstaltungen sind kein Perfektionsversprechen, sondern das Ergebnis bewusster Maßnahmen, die zur Veranstaltung, zum Budget und zu den Gästen passen. Das klären eure Steuerberatung oder eure Personalabteilung verbindlich, wenn Reiseregeln, Budgets oder Mitarbeitervorteile betroffen sind.
Nicht perfekt, sondern bewusst entschieden
Nachhaltige Events müssen nicht jede denkbare Vorgabe erfüllen. Entscheidend ist, dass ihr praktische Entscheidungen trefft, die nachvollziehbar und umsetzbar sind. Eine saisonale Speisenauswahl, weniger Einwegmaterial oder eine gut erreichbare Location wirken stärker als reine Symbolik. Wichtig ist, dass jede Entscheidung die Zielgruppe berücksichtigt und nicht wie ein starres Regelwerk wirkt.
Die vier Blickrichtungen im Projekt
Für nachhaltige Veranstaltungen schauen wir im Projekt auf vier Ebenen: ökologische Wirkung, soziale Verantwortung, wirtschaftliche Machbarkeit und ehrliche Kommunikation. Es geht um Ressourcen, faire Abläufe, realistische Budgets und Menschen, die sich vor Ort gut orientieren können. Erst wenn diese Blickrichtungen zusammenpassen, wird aus einzelnen Ideen ein tragfähiges Konzept statt einer Sammlung gut gemeinter Einzelmaßnahmen.
02
Hebel nach Bereich
Nachhaltige Events entstehen nicht durch eine einzelne Entscheidung, sondern durch viele passende Maßnahmen in mehreren Bereichen. Für nachhaltige Planung lohnt es sich, Anreise, Location, Catering, Deko, Materialien, Technik, Ablauf und Gästeinformation gemeinsam zu betrachten und die vorhandenen Ressourcen bewusst zu nutzen.
Anreise, Location und Ablauf
Für nachhaltige Veranstaltungen beginnt die Planung bei der Auswahl des Ortes. Eine Location sollte möglichst nah an den Gästeströmen liegen, gut erreichbar sein und klare Wege auf dem Gelände ermöglichen. Öffentliche Verkehrsmittel sind dabei oft die bevorzugte Option, wenn Ankunftszeiten, Wegbeschreibungen und Taktung verständlich kommuniziert werden. Auch Startzeiten haben Einfluss: Wer Anreisen außerhalb ungünstiger Zeiten ermöglicht, macht die Teilnahme einfacher. Sinnvoll ist außerdem, Programmpunkte so zu bündeln, dass Wege für Teilnehmer minimiert werden. In der Gästeinformation helfen kurze Hinweise zu Anreise, Eingang, Garderobe und Ablauf, damit eure Veranstaltung reibungslos und ohne unnötige Umwege funktioniert.
Catering, Mengen und Umgang mit Resten
Nachhaltiges Catering bedeutet vor allem: passende Mengen planen, klare Absprachen treffen und Angebote wählen, die zur Veranstaltung passen. Saisonale und regionale Speisen können Wege verkürzen und machen die Auswahl oft nachvollziehbarer. Vegetarische Optionen sollten nicht nur Beilage sein, sondern als vollwertige Gerichte gedacht werden. Faire Planung heißt auch, Portionsgrößen, Nachfülllogik und Gästestruktur realistisch einzuschätzen, statt pauschal zu viel zu bestellen. Wiederverwendbare Systeme für Geschirr, Besteck und Ausgabe reduzieren Einwegmaterial. Wichtig ist außerdem der Umgang mit Resten: Vorab klären, was gelagert, weitergegeben oder intern genutzt werden kann. So wird die Umwelt nicht abstrakt erwähnt, sondern konkret in Entscheidungen einbezogen.
Deko, Material, Technik und Energie
Bei Deko, Materialien und Technik zählt der Grundsatz: mieten, wiederverwenden und modular denken, bevor neu gekauft wird. Für Green Events eignen sich Dekoelemente, die zu verschiedenen Formaten passen und nicht nach einem Einsatz entsorgt werden müssen. Beschilderung kann neutral gestaltet werden, damit sie mehrfach nutzbar bleibt. Digitale Lösungen ersetzen nicht alles, können aber bei Einladungen, Ablaufplänen, Feedback und Orientierung viele Drucksachen vermeiden. Beim Technik-Setup hilft ein effizientes Konzept: nur einsetzen, was wirklich gebraucht wird, Kabelführung und Aufbauwege früh planen und Laufzeiten abstimmen. Wenn möglich, sollte Energie aus erneuerbaren Quellen eingeplant werden. Entscheidend ist, dass jede Lösung zum Format passt und nicht nur nachhaltig klingt.
03
Aufwand gegen Wirkung: Was lohnt sich zuerst?
Tabelle: Aufwand und Wirkung qualitativ einordnen
Für nachhaltige Veranstaltungen hilft eine qualitative Einordnung, damit wichtige Themen nicht nach Bauchgefühl entschieden werden. Bereich: Anreise. Typischer Aufwand: mittel. Erwartbare Wirkung: hoch. Erster sinnvoller Schritt: zentrale Anbindung prüfen und gemeinsame Anreiseoptionen kommunizieren. Bereich: Catering. Typischer Aufwand: mittel. Erwartbare Wirkung: hoch. Erster sinnvoller Schritt: vegetarische und regionale Optionen als Standard mitdenken. Bereich: Locationwahl. Typischer Aufwand: hoch. Erwartbare Wirkung: hoch. Erster sinnvoller Schritt: Erreichbarkeit, Energiepraxis und vorhandene Ausstattung vergleichen. Bereich: Material. Typischer Aufwand: niedrig. Erwartbare Wirkung: mittel. Erster sinnvoller Schritt: wiederverwendbare Beschilderung und digitale Unterlagen einplanen. Bereich: Kommunikation. Typischer Aufwand: niedrig. Erwartbare Wirkung: mittel. Erster sinnvoller Schritt: Maßnahmen transparent erklären. Bereich: Dienstleistersteuerung. Typischer Aufwand: mittel. Erwartbare Wirkung: hoch. Erster sinnvoller Schritt: Empfehlungen und Anforderungen früh abstimmen, zum Beispiel zu Lieferung, Verpackung und Nachweisen.
Priorisieren statt alles gleichzeitig ändern
In der Organisation nachhaltiger Events lohnt sich eine klare Reihenfolge: zuerst Pflichthebel klären, dann Quick Wins umsetzen, danach sichtbare Maßnahmen auswählen. Eine gezielte Priorisierung schafft Orientierung für alle Beteiligten und erleichtert die Umsetzung. Nach der Durchführung lassen sich weitere Punkte prüfen, etwa was gut funktioniert hat und wo Anpassungen nötig sind. So entstehen aus einzelnen Verbesserungen belastbare Routinen für kommende Veranstaltungen.
04
Wie verhinderst du Greenwashing?
Sag, was ihr tut und was noch nicht
Gute Kommunikation beginnt mit klaren Aussagen: Kommuniziere nur, was wirklich entschieden, umgesetzt oder bewusst getestet wurde. Für nachhaltige Veranstaltungen heißt das, konkrete Maßnahmen zu nennen und Grenzen offen zu benennen. Statt „komplett nachhaltig“ besser: „Wir reduzieren Printmaterial, bieten vegetarische Optionen an und prüfen regionale Lieferwege.“ Wenn Budget, Verfügbarkeit oder Gästebedarf Kompromisse nötig machen, darf das gesagt werden. So entsteht Vertrauen, weil ihr gemeinsam nachvollziehbar zeigt, was umsetzbar ist und was beim nächsten Mal verbessert werden soll.
Mach Nachhaltigkeit für Gäste einfach
Nachhaltige Events funktionieren besser, wenn Teilnehmer nicht raten müssen. Gib vor der Veranstaltung praktische Informationen zu Anreiseoptionen, Essensabfrage, digitalen Unterlagen und Orientierung vor Ort. Eine klare Beschilderung hilft, Abfall, Garderobe oder Mehrwegstationen verständlich zu nutzen. Wichtig ist der Ton: keine Moral, sondern kurze Begründungen, warum etwas so gestaltet wurde. Wenn Maßnahmen noch nicht perfekt gestaltet werden konnten, sag es offen. Das ist glaubwürdiger als unklare Green Labels oder erfundene Siegel.
05
Nachhaltige Firmenfeier: So wird sie greifbar
Eine nachhaltige Firmenfeier wird konkret, wenn sie nicht als einzelnes grünes Detail gedacht wird, sondern als Projekt mit klarer Planung und einfachen Entscheidungen. Dazu gehört, Anreise, Programm, Catering, Material und Kommunikation gemeinsam zu betrachten. So entstehen nachhaltige Events, die zum Unternehmen passen und neue Routinen fördern.
Beispiele, die im Unternehmen funktionieren
Ein praktisches Beispiel ist eine Team-Challenge, bei der Materialien wiederverwendet und Stationen mehrfach nutzbar geplant werden. Beim Catering hilft eine regionale Menülogik mit saisonalen Zutaten und weniger Fleischoptionen. Einladungen, Ablaufpläne und Feedback laufen digital statt gedruckt. Give-aways werden bewusst ausgewählt, etwa langlebige Produkte mit echtem Nutzen, oder ganz weggelassen. Auch ein Workshop mit lokalem Bezug kann eine nachhaltige Firmenfeier stärken, wenn Inhalt und Rahmen zusammenpassen.
Soziale Aspekte nicht vergessen
Für nachhaltige Veranstaltungen zählen auch soziale Kriterien: barrierearme Wege, verständliche Beschilderung, faire Abläufe und klare Rollen im Team. Pausen sollten nicht nur Lücken im Programm sein, sondern Bedürfnisse der Gäste berücksichtigen. Dazu gehören Rückzugsorte, respektvolle Kommunikation und ein Zeitplan, der Menschen nicht überfordert.
06
Welche Rolle spielt die Agentur in der Planung?
Von der Zielklärung bis zur Durchführung
Als Agentur übersetzen wir bei MyDearCaptain eure Ziele in Entscheidungen, die im Alltag eines Events funktionieren. Am Anfang steht ein klares Briefing: Was soll nachhaltiger werden, wo gibt es feste Vorgaben und welche Prioritäten haben Budget, Erlebnis und Ablauf? Daraus entsteht die Planung mit Lieferantenabstimmung, Ablaufplanung, Gästekommunikation, Verwaltung und Umsetzung vor Ort. Wir prüfen Angebote, hinterfragen Materialien, Wege und Mengen und koordinieren die Beteiligten rund um Location, Catering, Technik und Programm. So unterstützt unser Team nachhaltige Events von der ersten Idee bis zur Durchführung und Nachbereitung, ohne dass Nachhaltigkeit als Zusatzaufgabe nebenherläuft.
Was Erfahrung in der Praxis verändert
Erfahrung hilft, Zielkonflikte früh zu erkennen: Eine ausgezeichnet klingende Idee passt nicht immer zum Budget, zur Logistik oder zu den Erwartungen der Gäste. Mit über 700 umgesetzten Projekten, mehr als acht Jahren Erfahrung und 14 Standorten bringt MyDearCaptain einen praxisnahen Blick in die Planung von Veranstaltungen ein. Unternehmen wie Porsche, Bosch, Allianz und Audi haben bereits mit uns geplant. Wir unterstützen euch dabei, passende Lösungen zu finden, statt einzelne Maßnahmen isoliert zu bewerten. Das bietet Orientierung, wenn nachhaltige Veranstaltungen realistisch, nachvollziehbar und sauber organisiert werden sollen. Gemeinsam klären wir, welche Schritte Wirkung haben und welche eher Aufwand erzeugen. Wenn du dein nächstes Event nachhaltiger angehen möchtest: Jetzt unverbindlich anfragen.
07
So wird aus Nachhaltigkeit ein Projektplan
Damit nachhaltige Events nicht bei guten Vorsätzen stehen bleiben, braucht deine Veranstaltung einen klaren Plan. Starte mit einem Ziel: Was soll sich im Vergleich zu früheren Formaten konkret verbessern, etwa bei Anreise, Catering, Material, Technik oder Kommunikation?
Danach wählst du die wichtigsten Bereiche aus und priorisierst Maßnahmen nach Aufwand, Wirkung und Umsetzbarkeit. Nicht alles muss sofort perfekt sein. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten wissen, wer wofür verantwortlich ist, welche Entscheidungen bis wann getroffen werden und welche Kompromisse bewusst akzeptiert werden.
Plane auch die Kommunikation von Anfang an mit. Die nachhaltige Ausrichtung sollte ehrlich erklärt werden, ohne mehr zu versprechen, als tatsächlich umgesetzt wird. Nach dem Event lohnt ein kurzer Rückblick: Was hat funktioniert, was war schwierig, was wird beim nächsten Mal angepasst?
MyDearCaptain unterstützt dich dabei, aus Nachhaltigkeit einen praktikablen Ablauf zu machen, passend zur aktuellen Ausgangslage, zum Budget und zur Zielgruppe. So werden nachhaltige Veranstaltungen planbar, messbar besser und intern leichter vermittelbar. Jetzt unverbindlich anfragen.
Häufige Fragen
Wie plane ich ein nachhaltiges Event, ohne dass es kompliziert wird?
Nachhaltige Events entstehen durch viele konsequente Entscheidungen bei Anreise, Location, Catering, Material, Ablauf und Kommunikation. Sie müssen nicht perfekt sein, sondern bewusst entschieden. Priorisiere zuerst Pflichthebel, dann Quick Wins und danach sichtbare Maßnahmen, die zu Zielgruppe, Budget und Anlass passen.
Welche Maßnahmen bringen bei nachhaltigen Events am meisten?
Eine hohe Wirkung haben laut qualitativer Einordnung vor allem Anreise, Catering, Locationwahl und die Abstimmung mit Dienstleistern. Material und Kommunikation erfordern wenig Aufwand und wirken mittel. Ein guter erster Schritt ist, die zentrale Anbindung der Location zu prüfen und vegetarische sowie regionale Optionen als Standard mitzudenken.
Was gehört zu einem nachhaltigen Catering bei Veranstaltungen?
Nachhaltiges Catering heißt vor allem, passende Mengen zu planen und klare Absprachen zu treffen. Saisonale und regionale Speisen, vollwertige vegetarische Gerichte und wiederverwendbares Geschirr reduzieren Aufwand und Einwegmaterial. Kläre außerdem vorab, was mit Resten passiert, also was gelagert, weitergegeben oder intern genutzt werden kann.
Wie vermeide ich Greenwashing bei einem nachhaltigen Event?
Kommuniziere nur, was wirklich entschieden, umgesetzt oder bewusst getestet wurde, und benenne Grenzen offen. Statt pauschal von einem komplett nachhaltigen Event zu sprechen, nennst du konkrete Maßnahmen wie weniger Printmaterial oder vegetarische Optionen. Das ist glaubwürdiger als unklare Green Labels oder erfundene Siegel.
Wie unterstützt eine Agentur bei der Planung nachhaltiger Events?
MyDearCaptain übersetzt eure Nachhaltigkeitsziele in Entscheidungen, die im Eventalltag funktionieren. Wir prüfen Angebote, hinterfragen Materialien, Wege und Mengen und koordinieren Location, Catering, Technik und Programm bis zur Nachbereitung. Wenn du dein nächstes Event nachhaltiger angehen möchtest, frag gern unverbindlich an.
Quellen
- Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen, Bundesumweltministerium und Umweltbundesamt, 2020. Der Leitfaden von Bundesumweltministerium und Umweltbundesamt ordnet nachhaltige Veranstaltungen nach Handlungsfeldern wie Mobilität, Veranstaltungsort, Catering, Abfall, Beschaffung und Kommunikation.
- Lebensmittelabfälle in Zahlen, Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (Initiative Zu gut für die Tonne), 2022. Nach Zahlen des Bundesministeriums entstehen in der Außer-Haus-Verpflegung rund 2 Millionen Tonnen Lebensmittelabfälle im Jahr, 18 Prozent aller Lebensmittelabfälle in Deutschland.
Du möchtest das nicht allein organisieren?
Jetzt unverbindlich anfragen