Abiball-Catering Berlin

Ein Projekt aus unserer Arbeit

Ein Beispiel aus über 700 umgesetzten Projekten.

Weihnachtsfeier für KLEUSBERGFeiern, genießen, zusammenkommenKLEUSBERG · 2024 · Projekt ansehen

Berlin ist ein Einsatzgebiet ohne eigene Geschäftsstelle; Ansprechpartner ist Eric Söhnholz. Einen Überblick über alle Leistungen vor Ort gibt es auf der Seite Eventagentur Berlin.

Alle Einzelheiten

Ihr plant den Abiball in Berlin und braucht Catering, das für viele Gäste funktioniert und das Budget des Jahrgangs nicht sprengt? Ein Abiball bringt Schülerinnen und Schüler, Eltern, Großeltern und Lehrkräfte an einen Tisch. Das Essen muss deshalb gut schmecken, schnell ausgegeben sein und Ernährungswünsche berücksichtigen, ohne dass der Preis pro Kopf aus dem Ruder läuft.

Berlin gehört zu den Einsatzgebieten von MyDearCaptain. Wir haben dort keine Geschäftsstelle, planen und koordinieren Catering für Abibälle aber mit einer festen Ansprechperson. Das ist Gründer und Geschäftsführer Eric Söhnholz. Ihr bekommt einen Vorschlag mit offenen Posten und entscheidet, was wir übernehmen.

Abiball-Catering Berlin: Buffet, Menü oder Fingerfood

Die erste Entscheidung ist das Format, denn es bestimmt Personal, Fläche und Preis. Ein Buffet ist meist die wirtschaftliche Lösung für große Gruppen, ein Menü gibt dem Abend einen festlichen Rahmen, Fingerfood eignet sich für Empfang oder Mitternachtssnack.

Buffet

Ein Buffet gibt jedem Gast Auswahl und nimmt Tempo aus dem Abend. Mit mehreren Ausgabepunkten vermeidet ihr Schlangen, besonders bei mehr als 150 Personen. Plant warme Hauptgerichte, vegetarische und vegane Optionen sowie Desserts ein.

Menü mit Service

Ein gesetztes Menü braucht Servicekräfte, abgestimmte Gänge und einen Raum, in dem Tische und Wege passen. Es lohnt sich, wenn Reden und Programm zwischen den Gängen stattfinden. Für sehr große Jahrgänge ist es oft aufwendiger als ein Buffet.

Empfang und Mitternachtssnack

Zum Ankommen reichen Fingerfood und Getränke. Gegen Mitternacht freuen sich Gäste über etwas Herzhaftes, damit die Tanzfläche voll bleibt. Beides lässt sich mit kleinem Personalaufwand umsetzen.

Preis pro Kopf im Blick

Ein Abiball wird in der Regel vom Jahrgang finanziert, oft mit Beiträgen der Familien. Darum zählt jeder Euro. Legt zuerst fest, welchen Betrag pro Person ihr für Essen und Getränke einplant, und lasst den Caterer Varianten innerhalb dieses Rahmens zeigen. Nachträgliche Aufschläge ruinieren die Kalkulation, deshalb muss die Aufstellung alle Posten enthalten: Personal, Geschirr, Aufbau, Getränke, Entsorgung.

Wir stellen Varianten nebeneinander und sagen offen, was beim günstigeren Angebot wegfällt. Manchmal genügt der Wechsel vom Menü zum Buffet, um den Rahmen zu halten.

Familien, Allergien und Ernährungsweisen

Auf einem Abiball essen Menschen aller Altersgruppen. Fragt bei der Anmeldung nach Unverträglichkeiten, vegetarischer und veganer Ernährung sowie nach Kinderportionen für jüngere Geschwister. Gebt die Zahlen rechtzeitig an den Caterer weiter, denn kurzfristige Änderungen sind schwer umzusetzen. Auf dem Buffet gehören kleine Karten mit den wichtigsten Zutaten an jede Schale.

Saal, Küche und Anlieferung

Berlin hat Säle in allen Größen. Der Meistersaal am Potsdamer Platz nennt bis zu 300 Personen für den Saal, die Maschinenhaus-Halle der Kulturbrauerei 250 Gäste. Nicht jeder Saal hat eine Küche, und nicht jedes Haus lässt externe Caterer zu. Fragt deshalb früh nach Regeln, Anlieferfenster und Aufwärmfläche. Wir klären das mit dem Betreiber, bevor wir ein Angebot machen.

Termin und Vorlauf

Die Sommerferien in Berlin 2027 laufen laut Kalenderpedia vom 1. Juli bis 14. August. Abibälle liegen häufig kurz davor, und beliebte Samstage sind früh vergeben. Fragt Caterer und Saal so früh wie möglich an, am besten ein halbes Jahr vorher.

Zeitplan am Abend

Am Abend zählt der Takt. Ein Plan nennt Uhrzeiten für Anlieferung, Aufbau, Einlass, Empfang, Essen, Reden, Zeugnisübergabe und Mitternachtssnack. Das Komitee und der Caterer brauchen denselben Zeitplan. Setzt die Reden zwischen die Gänge oder vor das Buffet, nicht mitten in die Ausgabe, damit das Essen nicht kalt wird.

Getränke und Jugendschutz

Bei Abibällen sind Minderjährige unter den Gästen. Plant alkoholfreie Getränke mit Anspruch ein und klärt mit dem Saal, wie Ausschank und Jugendschutz organisiert werden. Eine Bar mit alkoholfreien Mischgetränken macht den Abend für alle attraktiv.

Mengen planen und Reste vermeiden

Bei einem Abiball ist die Zahl der Gäste meist genau bekannt, weil Karten verkauft werden. Das hilft bei der Planung, doch kurzfristige Absagen und Zusagen kommen vor. Klärt mit dem Caterer, bis wann die Zahl endgültig gemeldet sein muss und ab wann nur noch kleine Änderungen möglich sind. Ein Puffer von wenigen Prozent bei Buffets sichert ab, ohne dass viel übrig bleibt.

Reste lassen sich vermeiden, wenn das Buffet in Etappen nachgelegt wird und nicht alles auf einmal bereitsteht. Fragt, ob der Caterer Reste verpackt oder spendet, soweit die Vorschriften es erlauben.

Eintrittspreis und Kalkulation

Das Komitee rechnet aus Kartenverkauf, Sponsoren und Spenden. Das Catering ist meist der größte Posten neben Saal und Musik. Rechnet mit einer Aufstellung, in der alle Posten stehen: Essen, Getränke, Personal, Geschirr, Aufbau, Reinigung. Plant einen Puffer für Unvorhergesehenes ein und legt fest, wer Entscheidungen zu Mehrkosten trifft.

Wir helfen bei der Kalkulation, indem wir Varianten mit unterschiedlichen Preisen nebeneinanderstellen. So seht ihr, welche Änderung welche Wirkung auf den Kartenpreis hat.

Essen und Programm in Einklang bringen

Zeugnisübergabe, Reden, Tänze und Essen müssen in einen Abend passen. Wenn der Hauptteil des Programms vor dem Essen liegt, kann das Buffet ab 19 Uhr öffnen, bei Programm zwischen den Gängen braucht ihr einen Menüablauf. Sprecht mit Caterer und DJ über die Reihenfolge, damit die Küche weiß, wann ausgegeben wird, und niemand mitten im Essen unterbrochen wird.

Beispiel für einen Abend mit 250 Gästen

Ein Abend könnte so aussehen: Einlass und Empfang mit Fingerfood und Getränken ab 18 Uhr, Einzug und Begrüßung um 19 Uhr, Buffet mit zwei Ausgabepunkten und Reden bis 21 Uhr, danach Zeugnisübergabe und Party. Gegen Mitternacht gibt es einen Snack, damit die Tanzfläche voll bleibt. Der Ablauf zeigt, wann die Küche Pausen hat und wann Personal am stärksten gefordert ist.

Bei 250 Gästen lohnen zwei Buffetseiten und eine eigene Station für vegetarische und vegane Gerichte. Dessert und Kaffee können in einem zweiten Bereich stehen, damit der Hauptbereich frei bleibt. Wir stimmen Aufstellung und Wege mit dem Saal ab.

Sprecht außerdem mit dem Caterer über Geschirr und Gläser. Mehrweg wirkt hochwertiger und spart Müll, braucht aber Spülkapazität und Rücknahme. Wir klären, wer das Geschirr zurückgibt und wann, damit der Saal am Ende des Abends nicht im Chaos versinkt.

So läuft die Anfrage

Nennt uns Termin, Saal, Gästezahl und den Betrag pro Kopf, den ihr einplant. Mit diesen Angaben erstellen wir einen ersten Vorschlag. Danach klären wir Karte, Allergene und Zeitplan. Jetzt unverbindlich anfragen.