Abiball-Location Berlin

Ein Projekt aus unserer Arbeit

Ein Beispiel aus über 700 umgesetzten Projekten.

Weihnachtsfeier für KLEUSBERGFeiern, genießen, zusammenkommenKLEUSBERG · 2024 · Projekt ansehen

Berlin ist ein Einsatzgebiet ohne eigene Geschäftsstelle; Ansprechpartner ist Eric Söhnholz. Einen Überblick über alle Leistungen vor Ort gibt es auf der Seite Eventagentur Berlin.

Alle Einzelheiten

Ihr organisiert den Abiball in Berlin und sucht eine Location, die für den ganzen Jahrgang passt? Die Suche fängt mit einer einfachen Frage an, die schnell kompliziert wird: Wie viele Gäste kommen wirklich? Ein Jahrgang bringt Eltern, Geschwister, Großeltern und Freunde mit, und die Zahl ist oft doppelt so hoch wie die der Abiturientinnen und Abiturienten.

Berlin gehört zu den Einsatzgebieten von MyDearCaptain. Wir haben dort keine Geschäftsstelle, helfen aber bei Auswahl, Verhandlung, Catering, Technik und Ablauf und bleiben mit einer festen Ansprechperson erreichbar. Das ist Gründer und Geschäftsführer Eric Söhnholz. Wir sprechen das Abi-Komitee an, das die Verantwortung trägt und oft zum ersten Mal ein Fest dieser Größe plant.

Abiball-Location Berlin: Kapazität und Gästezahl

Rechnet zuerst mit der Gästezahl, nicht mit dem Jahrgang. Fragt bei den Eltern ab, wie viele Personen sie mitbringen, und plant Reserve ein. Danach vergleicht ihr, wie viele Personen eine Location bei eurer Bestuhlung aufnimmt. Auf den Websites der Häuser stehen die Zahlen meist getrennt nach Reihenbestuhlung, Bankett und ohne Bestuhlung, und für Abibälle zählt das Bankett mit Tanzfläche.

Berlin bietet dafür sehr unterschiedliche Orte. Die Station Berlin am Potsdamer Platz nennt auf ihrer Website für Halle 7 bis zu 1.700 Personen im Bankett, für Halle 5 800, für Halle 2 160. Der Meistersaal nennt für den Saal bis zu 300 Personen. Das Kraftwerk Berlin in einem ehemaligen Heizkraftwerk nennt Kapazitäten zwischen 600 und 2.600 Personen je Ebene. Diese Angaben stammen von den Häusern und hängen vom Aufbau ab, Verfügbarkeit und Konditionen klären wir für euch.

Festsaal oder Halle

Ein Festsaal bietet Klassik: Bühne, Parkett, Tanzfläche. Eine Halle gibt euch Freiheit für eigene Konzepte, verlangt aber mehr Technik, Deko und Organisation. Beides kann gelingen, wenn das Budget zur Größe passt.

Termin und frühe Anfrage

Abibälle konzentrieren sich auf wenige Wochen im Frühsommer, und viele Jahrgänge suchen gleichzeitig. Die Berliner Sommerferien 2027 beginnen laut Kalenderpedia am 1. Juli 2027, Bälle vor den Ferien liegen also in einem engen Fenster. Fragt deshalb früh an, mindestens ein Jahr vor dem Termin, und haltet Alternativtermine bereit.

Viele Locations verlangen einen Mindestumsatz oder eine Pauschale. Klärt, was darin enthalten ist, und fragt nach, ob das Haus externe Caterer, Bars und DJs zulässt. Bei freier Wahl vergleicht ihr Angebote, bei festem Partner vergleicht ihr das Paket als Ganzes.

Ablauf von Zeugnisübergabe bis Party

• Empfang mit Getränken und Fotowand
• Begrüßung und Zeugnisübergabe mit Bühne und Ton
• Essen oder Buffet, Reden mit Zeitplan
• Show- und Videobeiträge des Jahrgangs
• Party mit DJ oder Band bis zum Ende

Ein Abiball funktioniert, wenn der Ablauf klar ist. Die Zeugnisübergabe soll nicht im Lärm der Party untergehen, und Essen darf nicht ewig dauern. Teilt den Zeitplan früh mit Haus, Catering und Musik.

Bühne, Technik und Programm

Für Reden, Videos und Auftritte braucht ihr Bühne, Mikrofone, Beamer und eine Anlage, die den Raum füllt. Prüft, was das Haus stellt und was ihr mitbringen müsst. Ein Technik-Check vor dem Termin spart Pannen am Abend. Wenn Schülerinnen und Schüler selbst Programm machen, gebt ihnen eine Probe auf der Bühne.

Catering, Getränke und Regeln

Verpflegung ist der größte Posten. Plant Buffet, Menü oder Fingerfood je nach Gästezahl und Raum, und stellt sicher, dass vegetarische, vegane und allergenfreie Gäste mitessen können. Klärt mit dem Haus die Regeln für Alkohol und für Gäste unter 18 sowie die Zeiten für Musik. Fragt nach Garderobe, Toiletten und Sicherheitskonzept, denn bei großen Gruppen werden sie zum Thema.

Anreise und Heimweg

Berlin hat zwölf Bezirke, und viele Gäste kommen aus verschiedenen Richtungen. Wählt einen Ort in der Nähe von S-Bahn oder U-Bahn, damit auch spät am Abend alle sicher nach Hause kommen. Für Gäste aus anderen Städten sind Hauptbahnhof, Südkreuz, Spandau und Gesundbrunnen die Fernbahnhöfe. Sprecht mit Eltern ab, wer fährt und wer nicht.

Budget und Preis pro Kopf

Teilt das Gesamtbudget durch die zahlende Gästezahl, so seht ihr den Preis pro Kopf. Daraus ergibt sich, welche Locations und welches Catering infrage kommen. Rechnet Reserven ein, denn Technik, Deko, Fotograf und Musik werden gern unterschätzt. Wir erstellen euch Varianten mit offener Aufstellung, damit ihr entscheiden könnt.

Das Komitee und die Verträge

Ein Abiball ist für die meisten Komitees die erste Veranstaltung dieser Größe, und die Verantwortung wiegt schwer. Klärt vor der Zusage, wer unterschreibt, wer haftet und wie Zahlungen laufen. Lest den Vertrag genau und fragt nach Stornofristen, Mindestumsatz und Zahlungsplan. Wenn Eltern Geld vorstrecken, sollte das transparent und schriftlich geregelt sein.

• Wer ist Vertragspartner, wer haftet bei Absage?
• Welche Anzahlung wird fällig, und wann ist der Rest zu zahlen?
• Was gilt bei weniger Gästen als geplant?
• Gibt es einen Mindestumsatz, und was zählt dazu?
• Wer haftet für Schäden am Haus?

Wir helfen beim Vergleich der Angebote und sagen offen, wo Klauseln ungewöhnlich sind. Rechtsberatung ersetzt das nicht, bei Verträgen mit hohen Summen lohnt der Blick einer fachkundigen Person.

Programm, Musik und Gestaltung

Ein Abiball lebt von Beiträgen des Jahrgangs: Videos, Reden, Auftritte, Fotowand. Gebt dem Programm Raum, ohne dass es sich zieht. Danach darf der Abend in die Party übergehen. Ein DJ, der verschiedene Geschmäcker bedient, ist meist die beste Wahl, eine Live-Band setzt zusätzlich einen Höhepunkt. Besprecht die Musik früh mit dem Haus, denn Zeiten und Lautstärke sind oft vorgegeben.

Bei der Gestaltung zählt weniger die Menge der Deko als ein klares Motiv. Eine gemeinsame Farbwelt, gutes Licht und eine Fotowand schaffen mehr Wirkung als viele einzelne Elemente.

Sicherheit, Garderobe und Ablauf am Einlass

Bei großen Gruppen wird der Einlass zum Engpass. Plant eine Gästeliste mit Namen oder Karten, damit niemand zu lange wartet, und setzt genug Personen am Eingang ein. Eine Garderobe mit Nummern vermeidet Chaos, und Wege zu den Toiletten sollten ausgeschildert sein. Sprecht mit dem Haus über Sicherheitskonzept, Fluchtwege und Personal, besonders bei Hallen mit mehreren Hundert Gästen.

Denkt auch an den Heimweg. Wer feiert, fährt nicht selbst. Teilt Fahrgemeinschaften ein, nennt Nachtlinien der Bahn und vereinbart mit Eltern, wer wen mitnimmt. Das nimmt viel Druck aus dem Abend.

Fotos, Video und Erinnerung

Ein Abiball ist ein Moment, den der Jahrgang behalten will. Plant einen Fotografen oder eine Fotobox, einen Platz für Gruppenbilder und ein Video vom Programm. Klärt vorab, wer die Bilder bekommt und wie sie geteilt werden. Beim Datenschutz hilft eine kurze Info an alle Gäste, dass fotografiert wird.

Jetzt unverbindlich anfragen

Schreibt uns Jahrgangsgröße, Gästezahl, Wunschtermin und Budget. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung und sagen offen, was machbar ist. Der erste Vorschlag kostet nichts.