Ratgeber
Eine Eventagentur für Verbände organisiert Jahrestagungen, Mitgliederversammlungen und Rahmenprogramme. Sie übernimmt Planung und Umsetzung von Ort, Technik, Ablauf und Verpflegung. Das ist sinnvoll, wenn die Geschäftsstelle eine Veranstaltung für Mitglieder nicht neben dem Tagesgeschäft vorbereiten kann, in Hamburg wie in ganz Deutschland. Satzung, Einladung und Beschlüsse bleiben beim Verband.
Kernaussagen
Dazu zählen Abendessen, Empfang oder ein Ausflug am zweiten Tag.
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Eric Söhnholz · Geschäftsführer und Inhaber, MyDearCaptain · LinkedIn
Inhalt
01
Eventagentur Verbände: Was die Agentur übernimmt und was beim Verband bleibt
Die Agentur übernimmt Planung und Umsetzung der Veranstaltung, der Verband entscheidet über Inhalte und Beschlüsse. Zum Start braucht die Agentur Anlass, Teilnehmerzahl, Termin und Format. Danach ist die Zuständigkeit klar verteilt:
- Agentur: Tagungsort, Technik, Ablauf, Teilnehmerführung, Verpflegung, Rahmenprogramm und Service vor Ort.
- Verband: Satzung, Einladung, Tagesordnung, Kommunikation mit den Mitgliedern und die Beschlussfassung.
MyDearCaptain ist eine Eventagentur in Hamburg und plant seit 2018 Veranstaltungen. Bisher waren es mehr als 700 Projekte an 14 Standorten.
Bei Verbänden planen Agentur und Geschäftsstelle gemeinsam, und die Zusammenarbeit beginnt mit einem Gespräch über diese Eckdaten.
02
Mitgliederversammlung und Delegiertenversammlung organisieren
Eine Mitgliederversammlung ordnet die Angelegenheiten des Vereins durch Beschluss. Nach § 32 BGB ist zur Gültigkeit des Beschlusses erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird. Wann die Versammlung zu berufen ist, regelt § 36 BGB: in den Fällen der Satzung und dann, wenn das Interesse des Vereins es erfordert.
Einladung und Tagesordnung liegen deshalb beim Verband. Die Agentur sorgt in der Umsetzung für den Rahmen: Raum, Bestuhlung, Abstimmungstechnik und einen Ablauf mit Zeitpuffern.
Auch bei einer Delegiertenversammlung gehören Ankunft der Delegierten, Platzzuordnung und Abstimmungstechnik zur Umsetzung. Satzung und Einladung prüft der Verband selbst.
Hybrid teilnehmen
Die Berufung kann eine Teilnahme per elektronischer Kommunikation vorsehen. Dann muss sie angeben, wie Mitglieder ihre Rechte ausüben. Die Agentur liefert die Technik dafür, die Angaben zur Berufung macht der Verband.
03
Jahrestagung: Programm und Ablauf
Eine Jahrestagung verbindet Fachprogramm, Mitgliederversammlung und Austausch zu einem Tag oder zu mehreren. Ein typischer Ablauf sieht so aus:
- Ankunft und Registrierung mit Kaffee
- Eröffnung durch den Vorstand
- Fachteil mit Vorträgen oder Workshops
- Mitgliederversammlung mit Pausen davor und danach
- Abendessen oder Empfang
Der Ablauf liegt bei der Agentur: Zeitpuffer gehören zur Planung, denn Versammlungen laufen selten nach Minute. Technik, Catering und Raumwechsel koordiniert die Agentur, die Teilnehmer führt sie durch den Tag. So bleibt der Vorstand bei den Inhalten und kann live auf Fragen aus dem Saal eingehen.
04
Tagungsort: Worauf es bei der Wahl ankommt
Ein Tagungsort muss zur Teilnehmerzahl, zur Anreise und zur Technik passen. Fünf Kriterien entscheiden meistens:
- Erreichbarkeit mit Bahn und Auto
- Raumgröße und Bestuhlung für Plenum und Gruppen
- Technik für Abstimmung und hybride Teilnahme
- Barrierefreiheit
- Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe
Wer für den Abend oder die ganze Tagung einen besonderen Ort sucht, findet ihn auf dem Wasser: Ein Eventschiff in Hamburg eignet sich für Empfänge und Abendveranstaltungen. Gästezahl, Technik und Barrierefreiheit sind vorab mit dem Betreiber zu klären.
05
Rahmenprogramm: Abendveranstaltung und Austausch der Mitglieder
Das Rahmenprogramm gibt den Mitgliedern Raum für Austausch außerhalb der Tagesordnung. Dazu zählen Abendessen, Empfang oder ein Ausflug am zweiten Tag.
Sinnvoll ist ein festes Zeitfenster für den Austausch zwischen Tagesordnung und Abendessen.
Vor der Beauftragung helfen vier Fragen an jede Agentur:
- Wer ist der feste Ansprechpartner vor und während der Tagung?
- Welche Aufgaben übernimmt die Agentur, welche bleiben beim Verband?
- Wie sieht der Ablauf mit Zeitpuffern aus?
- Wer stellt Technik für Abstimmung und Hybrid-Teilnahme?
Diese Antworten dienen als Auswahlkriterien für die Agentur. Wer die Jahrestagung in Hamburg oder bundesweit plant: Jetzt unverbindlich anfragen.
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Jetzt unverbindlich anfragenHäufige Fragen zur Eventagentur für Verbände
Welche Eventagentur organisiert Jahrestagungen für Verbände?
MyDearCaptain ist eine Eventagentur mit Sitz in Hamburg. Sie organisiert Tagungen mit Ort, Technik, Ablauf, Verpflegung und Rahmenprogramm. Satzung, Einladung und Beschlüsse bleiben beim Verband. Jetzt unverbindlich anfragen.
Kann eine Agentur eine Mitgliederversammlung hybrid durchführen?
Die Agentur stellt die Technik für die Teilnahme per elektronischer Kommunikation. Sieht die Berufung eine Teilnahme per elektronischer Kommunikation vor, muss sie nach § 32 BGB angeben, wie Mitglieder ihre Rechte ausüben. Diese Angabe macht der Verband.
Wer lädt zur Mitgliederversammlung ein, die Agentur oder der Verband?
Der Verband. Er beruft die Versammlung nach seiner Satzung und bezeichnet den Gegenstand der Beschlüsse. Die Agentur organisiert den Rahmen dafür.
Wie früh sollte ich einen Tagungsort für die Jahrestagung anfragen?
So früh wie möglich, sobald Termin und Teilnehmerzahl feststehen. Dann bleibt Zeit, Orte zu vergleichen, Technik abzustimmen und die Einladung rechtzeitig zu versenden.
