Kick-off-Veranstaltung Berlin

Ein Projekt aus unserer Arbeit

Ein Beispiel aus über 700 umgesetzten Projekten.

Weihnachtsfeier für KLEUSBERGFeiern, genießen, zusammenkommenKLEUSBERG · 2024 · Projekt ansehen

Berlin ist ein Einsatzgebiet ohne eigene Geschäftsstelle; Ansprechpartner ist Eric Söhnholz. Einen Überblick über alle Leistungen vor Ort gibt es auf der Seite Eventagentur Berlin.

Alle Einzelheiten

Ein Kick-off in Berlin legt den Ton für ein Jahr, ein Projekt oder einen Vertriebszyklus. Die Veranstaltung soll Orientierung geben, Menschen verbinden und Lust auf die Aufgabe machen. Das gelingt nicht durch möglichst viele Folien, sondern durch einen klaren Kern, eine Dramaturgie und genug Raum für Gespräche.

Berlin gehört zu den Einsatzgebieten von MyDearCaptain. Wir haben dort keine Geschäftsstelle, planen Kick-off-Veranstaltungen aber vom Konzept bis zum Abbau mit einer festen Ansprechperson. Das ist Gründer und Geschäftsführer Eric Söhnholz. Du bekommst einen Vorschlag mit offenen Posten und entscheidest, was wir übernehmen.

Kick-off Berlin: Ziel und Botschaft

Am Anfang steht eine einfache Frage: Was soll nach dem Termin anders sein? Wenn die Antwort lautet, dass alle die Strategie kennen, braucht es klare Präsentationen. Wenn alle sich als Team erleben sollen, braucht es Formate zum Mitmachen. Aus dem Ziel entstehen Dauer, Teilnehmerzahl und Ablauf.

Eine Botschaft pro Kick-off reicht. Wer fünf Themen gleichzeitig setzt, setzt keins. Wir helfen, den Kern zu formulieren und die Inhalte so zu staffeln, dass sie sich einprägen.

Formate im Überblick

Jahresauftakt

Der Jahresauftakt bündelt Strategie, Ergebnisse und Ausblick. Er funktioniert in einem Saal mit Bühne und Technik, ergänzt durch Pausen und Austausch. Für größere Teams lohnt eine Moderation, die Übergänge trägt und Zeiten hält.

Projekt-Kick-off

Beim Projektstart zählt das Kennenlernen. Rollen, Ziele und Spielregeln werden besprochen, Aufgaben verteilt, offene Fragen gesammelt. Ein Raum mit Platz für Gruppenarbeit und Wänden für Material ist hier wichtiger als eine große Bühne.

Hybrider Kick-off

Wenn nicht alle vor Ort sein können, verbindet ein hybrides Format Raum und Bildschirm. Das setzt Kameras, Ton und eine Moderation für die Online-Gäste voraus. Plane eine Probe ein, denn Technik, die erst am Tag getestet wird, fällt selten aus Zufall aus.

Orte und Größen

Berlin bietet Räume in allen Größen. Die Station Berlin nennt für ihre Halle 2 bei Reihenbestuhlung 340 Personen, für Halle 7 sogar 2.600. Das Radialsystem nennt für seine Halle bis zu 260 Sitzplätze auf der Tribüne, ebenerdig bis zu 500. Daran siehst du, wie stark die Kapazität vom Format abhängt.

Achte bei der Wahl auf Sichtlinien, Tageslicht, Anzahl der Breakout-Räume und die Anbindung an Bahn und U-Bahn. Gäste, die schnell ankommen, starten entspannter.

Ablauf und Dramaturgie

Ein guter Kick-off folgt einem Bogen. Er beginnt mit Ankommen und Begrüßung, geht über Inhalt und Dialog zu einem Höhepunkt und endet mit einem klaren Ausblick. Pausen sind Teil des Programms: Wer 90 Minuten Vortrag ohne Unterbrechung plant, verliert die Hälfte der Aufmerksamkeit.

Plane mindestens ein interaktives Element ein, etwa Fragen per Smartphone, Gespräche in kleinen Gruppen oder eine Diskussion mit der Geschäftsführung. So fühlen sich Teilnehmende gehört, und die Führung erfährt, was die Mannschaft bewegt.

Moderation, Technik und Streaming

Eine Moderation hält den Ablauf zusammen, fängt Überzogenes ab und stellt die Fragen, die im Raum liegen. Technik sollte unsichtbar bleiben: Mikrofone, Licht, Präsentation und Ton. Bei Streaming brauchen Online-Gäste eine eigene Ansprache und einen Kanal für Fragen. Wir proben vorab und planen Ersatz für kritische Teile.

Abendprogramm

Am Abend nach dem Programm entstehen Gespräche, die im Raum nicht möglich sind. Ein gemeinsames Essen, kleine Stationen und Musik im Hintergrund geben Raum dafür. Berlin hat Orte, die dem Abend Charakter geben, vom ehemaligen Heizkraftwerk Mitte bis zur Kulturbrauerei. Wir finden den Ort, der zur Gruppe passt, und klären Transfer und Garderobe.

Anreise der Teams

Teams reisen oft aus mehreren Standorten an. Fernzüge halten in Berlin am Hauptbahnhof und je nach Richtung zusätzlich in Südkreuz, Spandau oder Gesundbrunnen. Vom BER fährt der Flughafen-Express über Potsdamer Platz und Südkreuz zum Hauptbahnhof. Starte das Programm so, dass auch Gäste mit früher Abreise ankommen, oder plane den Vorabend ein.

Budget und Kostenposten

Die Kosten ergeben sich aus Raum, Technik, Moderation, Verpflegung und Abendprogramm. Hinzu kommen Posten wie Aufbau, Garderobe, Reisekosten und Material. Wir erstellen eine Aufstellung, in der jeder Posten sichtbar ist, und zeigen Varianten für unterschiedliche Budgets.

Beteiligung statt Frontalvortrag

Ein Kick-off wirkt, wenn Teilnehmende nicht nur zuhören. Kurze Gruppenarbeiten, eine Frage an den Saal, eine Abstimmung per Smartphone oder ein Austausch in Paaren holen alle in die Veranstaltung. Gerade bei großen Gruppen ist das ein Mittel gegen Müdigkeit. Wichtig ist, dass die Ergebnisse sichtbar werden: Ein Flipchart, ein Foto der Wand oder eine kurze Zusammenfassung zeigen, dass Beiträge ernst genommen werden.

Auch Führungskräfte profitieren davon. Wer in Gesprächen hört, was das Team beschäftigt, kann im Anschluss gezielter nachsteuern. Plane Zeit ein, damit die Geschäftsführung auf Rückmeldungen reagieren kann, statt nur Folien zu zeigen.

Unterlagen, Material und Nachbereitung

Was nach dem Kick-off bleibt, entscheidet über die Wirkung. Eine kurze Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten, Zuständigkeiten und nächsten Schritten gehört innerhalb weniger Tage an alle Teilnehmenden. Folien lassen sich digital bereitstellen, Fotos dokumentieren die Stimmung. Wir helfen auf Wunsch bei der Aufbereitung und stimmen ab, was intern bleibt.

Ein Folgetermin nach vier bis acht Wochen hält das Thema lebendig. Er muss nicht groß sein: ein kurzer Call oder ein Treffen im Kleinen genügt, um zu prüfen, was angekommen ist.

Verpflegung und Pausen

Essen und Pausen gehören zur Dramaturgie. Leichte Mittagsgerichte halten das Team wach, ein Kaffeestand im Foyer fördert Gespräche. Plane Pausen von mindestens 20 Minuten ein und gib Gästen Gelegenheit, sich zu bewegen. Fragt Ernährungswünsche früh ab und stimmt die Karte mit dem Programm ab.

Beispiel für einen Jahresauftakt mit 150 Personen

Ein Jahresauftakt kann so gegliedert sein: Ankunft und Kaffee ab 9 Uhr, Begrüßung und Strategie bis 10:30 Uhr, danach Gruppenarbeit in Workshops, Mittagessen, ein zweiter Block mit Ergebnissen und Ausblick. Am Abend folgt ein gemeinsames Essen mit Musik. Der Tag bleibt abwechslungsreich, wenn Vortrag, Beteiligung und Pause sich abwechseln.

Für die Gruppenarbeit brauchst du Räume oder Raumteiler, Material und Moderation. Berlin hat Häuser, die beides bieten, vom Plenarsaal bis zu Breakout-Räumen. Wir klären bei der Besichtigung, wie weit die Räume auseinanderliegen und wie laut es zwischen ihnen wird.

Plane außerdem einen Moment ein, der bleibt: ein Gruppenfoto, ein Versprechen an die Wand, ein Symbol, das jede Person mitnimmt. Solche Elemente kosten wenig und verankern die Botschaft stärker als jede Folie.

So läuft die Anfrage

Nenn uns Ziel, Teilnehmerzahl, Termin und eine Richtung beim Budget. Mit diesen Angaben erstellen wir einen ersten Vorschlag. Danach klären wir Ort, Technik und Ablauf. Jetzt unverbindlich anfragen.