Tagung organisieren Berlin

Ein Projekt aus unserer Arbeit

Ein Beispiel aus über 700 umgesetzten Projekten.

Weihnachtsfeier für KLEUSBERGFeiern, genießen, zusammenkommenKLEUSBERG · 2024 · Projekt ansehen

Berlin ist ein Einsatzgebiet ohne eigene Geschäftsstelle; Ansprechpartner ist Eric Söhnholz. Einen Überblick über alle Leistungen vor Ort gibt es auf der Seite Eventagentur Berlin.

Alle Einzelheiten

Du willst eine Tagung in Berlin organisieren lassen und hast dabei zwei Sorgen: dass die Inhalte im Organisatorischen untergehen und dass am Tag etwas fehlt, was niemand bedacht hat. Eine Tagung lebt von Details wie Mikrofonen, Beschilderung, Pausenzeiten und einem Raum, in dem man dem Vortrag gern folgt. Wer die Aufgaben auf einen Plan bringt, schafft Ruhe für Rednerinnen, Redner und Gäste.

Berlin gehört zu den Einsatzgebieten von MyDearCaptain. Wir haben dort keine Geschäftsstelle, organisieren Tagungen aber vom Briefing bis zum Abbau mit einer festen Ansprechperson. Das ist Gründer und Geschäftsführer Eric Söhnholz. Du entscheidest, ob wir einzelne Bausteine übernehmen oder die ganze Tagung begleiten.

Tagung organisieren Berlin: vom Ziel zum Ablauf

Am Anfang steht keine Raumliste, sondern eine Frage: Was sollen die Teilnehmenden danach wissen, entscheiden oder tun? Aus dem Ziel ergeben sich Dauer, Format und Zahl der parallelen Sessions. Eine eintägige Fachtagung mit 80 Personen braucht etwas anderes als eine zweitägige Konferenz mit Workshops und Abendveranstaltung.

Wir erstellen aus dem Briefing einen Programmentwurf mit Zeiten für Begrüßung, Vorträge, Pausen und Gespräch. Pausen sind dabei keine Lücken, sondern Teil des Programms: Wer Kaffee, Austausch und Bewegung einplant, hält die Aufmerksamkeit über den Tag.

Räume, Größen und Auswahl

Berlin hat Häuser von der kleinen Tagungsetage bis zum Kongresszentrum. Das CityCube Berlin der Messe Berlin nennt laut Messe Berlin mehr als 22.000 Quadratmeter Veranstaltungsfläche und Platz für bis zu 11.000 Personen. Das Messegelände am Funkturm bietet laut Bezirksamt 26 Hallen mit 160.000 Quadratmetern Hallenfläche. Für die meisten Tagungen sind solche Größen nicht nötig, aber sie zeigen die Spanne.

Entscheidend ist, dass der Raum zur Gruppe passt. Ein Saal, der zu zwei Dritteln leer bleibt, wirkt kalt, ein zu enger Raum ermüdet. Wir vergleichen Bestuhlungsvarianten, achten auf Sichtlinien und Tageslicht und fragen nach Breakout-Räumen, Garderobe und Barrierefreiheit.

Plenum und Workshops

Ein Plenum braucht Sichtlinien und Ton, Workshops brauchen Tische, Flipcharts und Ruhe. Ob beides im selben Haus stattfinden kann, hängt von der Zahl der Räume und von der Lautstärke zwischen ihnen ab. Das klären wir bei der Besichtigung.

Foyer und Ausstellung

Wenn Partner oder Sponsoren Tische haben, wird das Foyer zum zweiten Programmpunkt. Plane Strom, Beschriftung und Laufwege so, dass Gäste ohne Stau von Stand zu Stand kommen.

Technik, die nicht auffällt

Gute Technik ist unsichtbar. Mikrofone müssen funktionieren, Folien lesbar sein, Ton und Licht den Raum füllen. Bei hybriden Tagungen kommen Kameras, Streaming und eine Moderation für die Zuschauer hinzu. Wir klären vorab, welche Formate die Redner nutzen, und lassen eine Probe mit Technik und Folien am Vortag laufen.

Das WLAN verdient besondere Sorgfalt. Viele Häuser nennen eine Bandbreite, die für einen Raum voller Laptops nicht reicht. Frage nach der Zahl gleichzeitiger Nutzer und plane im Zweifel eine eigene Leitung ein.

Anreise und Unterkunft

Teilnehmende reisen aus ganz Deutschland an. Fernzüge halten in Berlin am Hauptbahnhof und je nach Richtung zusätzlich in Südkreuz, Spandau oder Gesundbrunnen. Wer mit dem Flugzeug kommt, fährt vom BER mit dem Flughafen-Express über Potsdamer Platz und Südkreuz in die Stadt. Lege den Beginn des Programms so, dass auch Gäste mit Anreise am selben Morgen rechtzeitig da sind, oder plane einen späteren Start ein.

Bei mehrtägigen Tagungen lohnt ein Hotel in Gehweite des Veranstaltungsorts. Zimmerkontingente sichern wir früh, denn für größere Gruppen sind passende Zimmer in der Nähe nicht immer kurzfristig frei.

Verpflegung im Takt der Inhalte

Essen entscheidet mit über die Stimmung. Leichte Mittagsgerichte halten die Konzentration, schwere Menüs machen müde. Kaffeepausen brauchen genug Stationen, damit niemand in der Schlange das nächste Panel verpasst. Wir stimmen Karte, Zeitpunkt und Ausgabepunkte mit dem Programm ab und fragen Ernährungswünsche früh bei der Anmeldung ab.

Abendprogramm und Netzwerken

Bei vielen Tagungen entstehen die wichtigsten Gespräche abends. Ein gutes Abendprogramm bietet Essen, Musik im Hintergrund und Raum für Gespräche, ohne zu laut zu werden. Berlin hat Locations, die Atmosphäre mitbringen, vom ehemaligen Kraftwerk bis zum Kulturhaus. Wir finden den Ort, der zur Gruppe passt, und klären Transfer und Garderobe.

Budget und Kostenposten

Die Kosten setzen sich aus Raummiete, Technik, Verpflegung, Personal, Rahmenprogramm und Unterkunft zusammen. Häufig vergessen werden Aufbauzeiten, Reinigung, Garderobe und Zuschläge für Abendstunden. Wir erstellen eine Aufstellung, in der jeder Posten sichtbar ist, und zeigen Varianten für unterschiedliche Budgets.

Teilnehmermanagement

Vor der Tagung steht die Anmeldung. Ein klares Formular, eine Bestätigungsmail und Erinnerungen vor dem Termin sorgen dafür, dass am Tag die richtigen Zahlen stehen. Abgefragt werden sollten Ernährungswünsche, Barrierefreiheit, Anreisezeit und gegebenenfalls Übernachtung. Am Veranstaltungstag hilft ein Check-in mit Namensschildern, damit niemand in der Schlange steht.

Wir übernehmen das Teilnehmermanagement auf Wunsch ganz oder teilweise, von der Anmeldeseite bis zur Nachverfolgung. Nach der Tagung gehören Dank, Unterlagen und eine kurze Befragung dazu, damit du weißt, was funktioniert hat.

Referentinnen, Referenten und Moderation

Gute Inhalte brauchen gute Betreuung. Referierende wollen wissen, wie lange sie sprechen, welche Technik vorhanden ist und wer sie empfängt. Ein kurzes Briefing im Vorfeld und ein Ansprechpartner vor Ort nehmen Nervosität. Eine Moderation hält den Zeitplan, bündelt Fragen und sorgt dafür, dass Diskussionen nicht ausufern.

Plane Puffer ein. Kaum eine Tagung läuft exakt nach Plan, und ein Programm ohne Spielraum rutscht über den Tag immer weiter. Lieber eine Pause weniger versprechen als später alle Programmpunkte kürzen.

Material, Nachhaltigkeit und Dokumentation

Unterlagen lassen sich digital bereitstellen, ein QR-Code am Eingang ersetzt Papierstapel. Wer Dokumentation wünscht, plant Foto, Protokoll oder Aufzeichnung ein und klärt Einwilligungen. Bei Mehrweggeschirr und regionaler Verpflegung lässt sich Nachhaltigkeit ohne Verzicht umsetzen.

Abstimmung mit Haus, Technik und Dienstleistern

Bei einer Tagung greifen viele Gewerke ineinander: Haus, Technik, Catering, Dekoration, Garderobe, Sicherheit. Jede Gruppe hat eigene Aufbauzeiten und Regeln. Wir führen alle Beteiligten in einem Ablaufplan zusammen, halten Ansprechpersonen und Telefonnummern bereit und besprechen den Tag am Vorabend noch einmal vor Ort. Auf diese Weise erfährst du im Ernstfall nicht erst durch einen Anruf, dass ein Mikrofon fehlt.

Auch Notfälle gehören in den Plan: Wer ist Ersthelfer, wo steht der Verbandskasten, welche Fluchtwege gelten? Das Haus nennt diese Informationen, wir halten sie für das Team griffbereit.

So läuft die Anfrage

Nenn uns Ziel, Teilnehmerzahl, Termin und eine Richtung beim Budget. Mit diesen Angaben erstellen wir einen ersten Vorschlag. Danach klären wir Räume, Technik, Verpflegung und Ablauf. Jetzt unverbindlich anfragen.