Messeservice Berlin

Ein Projekt aus unserer Arbeit

Ein Beispiel aus über 700 umgesetzten Projekten.

Weihnachtsfeier für KLEUSBERGFeiern, genießen, zusammenkommenKLEUSBERG · 2024 · Projekt ansehen

Berlin ist ein Einsatzgebiet ohne eigene Geschäftsstelle; Ansprechpartner ist Eric Söhnholz. Einen Überblick über alle Leistungen vor Ort gibt es auf der Seite Eventagentur Berlin.

Alle Einzelheiten

Messeservice in Berlin heißt, einen Stand nicht nur aufzubauen, sondern über mehrere Tage am Laufen zu halten. Besucherinnen und Besucher erwarten Ansprache, Technik muss laufen, Gäste brauchen etwas zu trinken, und am Ende muss alles schnell wieder abgebaut sein. Wer das nebenher mit dem eigenen Team erledigt, bindet Leute, die eigentlich Gespräche führen sollen.

Berlin gehört zu den Einsatzgebieten von MyDearCaptain. Wir haben dort keine Geschäftsstelle, koordinieren Personal, Catering, Technik und Logistik für Messeauftritte aber mit einer festen Ansprechperson. Das ist Gründer und Geschäftsführer Eric Söhnholz. Du entscheidest, welche Bausteine bei uns liegen. Für den Standbau selbst bleibt eine Standbaufirma zuständig.

Messeservice Berlin: was am Stand gebraucht wird

Ein Messestand ist ein kleiner Betrieb auf Zeit. Er braucht Personal an den richtigen Stellen, Verpflegung für Gäste und Team, funktionierende Technik und einen Plan für Anlieferung und Abbau. Wir trennen diese Aufgaben sauber, damit jeder Baustein einzeln planbar bleibt und trotzdem ein Ablaufplan für alle gilt.

Standpersonal und Betreuung

Gutes Standpersonal begrüßt Besucher, qualifiziert Kontakte und übergibt an Fachleute. Das setzt ein Briefing voraus: Was bieten wir an, wen suchen wir, wie erfassen wir Leads? Wir stimmen mit dir Ansprache, Kleidung und Schichtplan ab und achten darauf, dass Pausen eingeplant sind.

Catering am Stand

Am Stand zählt Tempo. Kaffee und kleine Speisen müssen ohne Aufwand ausgegeben werden können, und Gäste, die lange bleiben, freuen sich über etwas Warmes. Wir planen Mengen nach Standgröße, Besucherstrom und Messeregeln. Vor allem die Zulassung und die Anlieferzeiten des Veranstalters bestimmen, was möglich ist.

Technik und Logistik

Monitore, Ton, Strom und WLAN gehören früh auf die Liste, denn auf dem Messegelände sind Anschlüsse häufig über den Veranstalter zu bestellen. Dazu kommen Lagerung von Material, Anlieferung am Aufbautag und ein Fahrplan für den Abbau.

Das Gelände am Funkturm und das CityCube

Das Messegelände am Funkturm hat laut Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf 26 Hallen mit 160.000 Quadratmetern Hallenfläche. Das CityCube Berlin der Messe Berlin nennt laut Messe Berlin über 22.000 Quadratmeter Veranstaltungsfläche und Platz für bis zu 11.000 Personen. Je nach Veranstaltung ändern sich Wege, Aufbauzeiten und Regeln zur Anlieferung, deshalb arbeiten wir mit den Unterlagen des Veranstalters.

Weite Wege sind auf großen Geländen normal. Plane Zeit für Auf- und Abbau, für Pausen des Personals und für Lieferungen ein, die nicht direkt vor die Halle fahren dürfen. Wer das früh weiß, spart am Messetag Hektik.

Vorlauf und Briefing

Ein Messeauftritt beginnt Monate vor dem ersten Besucher. Anmeldung beim Veranstalter, Standplanung, Bestellung von Strom und Möbeln, Briefing für das Team und Logistik für Material laufen parallel. Wir stellen aus dem Messehandbuch die Fristen zusammen und halten sie in einem Plan fest, damit nichts verfällt.

Das Briefing für Personal und Team entscheidet über die Qualität der Gespräche. Es enthält Produkte, Zielgruppen, Fragen für den Erstkontakt und die Regeln zur Datenerfassung. Je klarer es ist, desto weniger muss am Messetag improvisiert werden.

Anreise von Team und Gästen

Fernzüge halten in Berlin am Hauptbahnhof und je nach Richtung zusätzlich in Südkreuz, Spandau oder Gesundbrunnen. Vom BER fährt der Flughafen-Express über Potsdamer Platz und Südkreuz zum Hauptbahnhof. Für Auf- und Abbau mit Material ist ein Fahrzeug mit Zufahrtsgenehmigung des Veranstalters meist besser als der öffentliche Verkehr. Plane Übernachtung für das Team früh ein.

Abendevents und Kundeneinladungen

Viele Aussteller laden Kunden und Partner am Abend ein. Das kann ein Empfang am Stand sein oder ein Essen in einer Location in der Stadt. Wir planen Einladung, Transfer, Essen und Programm und stimmen den Zeitplan mit den Öffnungszeiten der Messe ab, damit niemand zu spät aus der Halle kommt.

Abbau und Nachbereitung

Der Abbau ist die letzte Hürde. Er beginnt oft direkt nach Ende der Messe und läuft unter Zeitdruck. Ein Plan nennt, wer wann was abbaut, wohin Material geht und wie Leergut entsorgt wird. Nach der Messe sortieren wir Leads, Rückmeldungen des Teams und offene Aufgaben, damit der Aufwand nicht im Posteingang verpufft.

Kosten einordnen

Die Kosten hängen von Standgröße, Dauer, Personalzahl, Catering und Technik ab. Hinzu kommen Gebühren des Veranstalters, etwa für Strom, Anschlüsse und Reinigung. Wir weisen diese Posten getrennt aus, damit du siehst, was auf unsere Leistung entfällt und was der Veranstalter berechnet.

Gespräche führen und Kontakte sichern

Die Messe ist erfolgreich, wenn aus Begegnungen Gespräche und aus Gesprächen Kontakte werden. Standpersonal sollte offen ansprechen, Interesse erkennen und früh übergeben, wenn Fachwissen gefragt ist. Eine einfache Erfassung hilft: Name, Firma, Anliegen, nächster Schritt. Je weniger Aufwand sie macht, desto vollständiger sind die Daten.

Kläre vorab, welche Einwilligung nötig ist und wie die Daten gespeichert werden. Wer Visitenkarten sammelt oder digital erfasst, sollte Besuchern sagen, wofür die Angaben genutzt werden. Ein sauberer Prozess schützt dich und schafft Vertrauen.

Ausstattung und Verbrauchsmaterial

Am Stand fehlt schnell etwas, was niemand auf der Liste hatte: Kabel, Steckdosenleisten, Putzmaterial, Klebeband, Wasser für den Tresen. Wir erstellen eine Checkliste für Aufbau, Betrieb und Abbau und lassen Material in ausreichender Menge bereitstellen. Bei Mehrtagesmessen kommt Nachschub für Getränke und Snacks hinzu.

Auch Garderobe und Aufbewahrung gehören dazu. Das Team braucht einen Platz für Taschen und Jacken, Gäste einen Ort für Mäntel. Frage den Veranstalter, ob eine Garderobe vorhanden ist, und plane Alternativen am Stand.

Schichten, Pausen und Verpflegung des Teams

Ein Messetag ist lang. Wer von morgens bis abends am Stand steht, braucht Pausen, Essen und Ruhe. Plane Schichten so, dass jede Person Zeit zum Durchatmen hat, und halte Verpflegung für das Team getrennt von der für Gäste bereit. Wir stimmen Schichtpläne mit dir ab und halten eine Reserve für Ausfälle vor.

Standbau, Standbaufirma und Schnittstellen

Standbau und Messeservice sind getrennte Aufgaben mit Schnittstellen. Die Standbaufirma liefert Fläche, Möbel und Technikanschlüsse, wir stimmen Personal, Catering und Ablauf darauf ab. Wichtig ist, dass beide Seiten dieselben Zeiten kennen: Wann steht der Stand, wann darf Catering anliefern, wann beginnt das Briefing? Wir sprechen mit der Standbaufirma, damit Wege und Zeitfenster sich nicht überschneiden.

Auch Reinigung und Müll gehören dazu. Der Veranstalter regelt häufig, wer Abfall entsorgt und welche Trennung gilt. Wir planen das ein und klären, wer am Abend aufräumt, damit der Stand am nächsten Morgen sauber öffnet.

So läuft die Anfrage

Nenn uns Messe, Termin, Standgröße und die gewünschten Leistungen. Mit diesen Angaben erstellen wir einen Vorschlag mit Varianten. Du entscheidest, ob wir einzelne Bausteine übernehmen oder den ganzen Auftritt begleiten. Jetzt unverbindlich anfragen.