Roadshow Berlin

Ein Projekt aus unserer Arbeit

Ein Beispiel aus über 700 umgesetzten Projekten.

Weihnachtsfeier für KLEUSBERGFeiern, genießen, zusammenkommenKLEUSBERG · 2024 · Projekt ansehen

Berlin ist ein Einsatzgebiet ohne eigene Geschäftsstelle; Ansprechpartner ist Eric Söhnholz. Einen Überblick über alle Leistungen vor Ort gibt es auf der Seite Eventagentur Berlin.

Alle Einzelheiten

Eine Roadshow bringt Marke, Produkt oder Arbeitgeber dorthin, wo die Zielgruppe ist. Ein Stopp in Berlin muss in wenigen Stunden Eindruck machen: Die Fläche muss auffallen, das Team freundlich ansprechen und die Technik ohne Pannen laufen. Wer Genehmigungen, Zufahrt und Aufbau früh klärt, hat am Tag selbst den Kopf frei für die Besucher.

Berlin gehört zu den Einsatzgebieten von MyDearCaptain. Wir haben dort keine Geschäftsstelle, planen Roadshow-Stopps aber von der Flächensuche bis zum Abbau mit einer festen Ansprechperson. Das ist Gründer und Geschäftsführer Eric Söhnholz. Du bekommst einen Vorschlag mit offenen Posten und entscheidest, was wir übernehmen.

Roadshow Berlin: Ziel, Zielgruppe und Format

Eine Roadshow ist kein Selbstzweck. Ziel kann sein, Produkte erlebbar zu machen, Kontakte zu gewinnen, Bewerbende anzusprechen oder Händler zu informieren. Aus dem Ziel folgen Ort, Zeit und Aufbau. Eine Produktneuheit braucht Probierfläche und Beratung, eine Recruiting-Tour Gesprächsplätze und Material zum Mitnehmen.

Auch die Dauer zählt. Ein Tourstopp von sechs Stunden verlangt andere Planung als ein Wochenende. Wir klären, wie viele Besucher du erwartest, wie viele Gespräche das Team führen kann und was danach mit den Kontakten passiert.

Flächen und Standorte

Berlin bietet Flächen in der Innenstadt, an Plätzen, in Einkaufszentren und auf Firmengeländen. Jede Option hat Regeln. Öffentlicher Raum braucht eine Erlaubnis, private Flächen eine Absprache mit dem Eigentümer, Einkaufszentren ein Konzept, das ins Haus passt.

Das Tempelhofer Feld ist rund 300 Hektar groß, doch nicht jede Fläche dort steht für Aktionen offen. Wir prüfen, ob dein Wunschort für dein Format infrage kommt, und nennen Alternativen, wenn nicht.

Genehmigungen und Vorlauf

Wer im öffentlichen Straßenland arbeitet, braucht in Berlin eine Sondernutzungserlaubnis. Die Bezirke führen Veranstaltungen, Straßenfeste und Märkte ausdrücklich als Sondernutzungen, zuständig ist das Straßen- und Grünflächenamt des jeweiligen Bezirks. Das Bezirksamt Spandau weist darauf hin, dass kein Rechtsanspruch auf eine Erlaubnis besteht und der Antrag online gestellt wird.

Plane deshalb Vorlauf ein und stelle den Antrag früh. Wir stellen die nötigen Unterlagen zusammen, etwa Lageplan, Zeiten und Beschreibung der Aktion, und stimmen sie mit dir ab. Die Genehmigung selbst entscheidet das Amt, wir können keinen Erfolg zusagen.

Aufbau, Logistik und Technik

Ein Stopp steht und fällt mit der Logistik. Fahrzeuge brauchen Zufahrt und Standplatz, Material muss rechtzeitig vor Ort sein, Strom und Wasser sind zu klären. In der Innenstadt sind Zeitfenster für Anlieferung knapp und Wege lang. Wir planen Aufbau und Abbau mit einem Zeitplan, der Puffer enthält, und stimmen Technik wie Monitore, Ton und Licht darauf ab.

Personal und Briefing

Das Team am Stand entscheidet über die Wirkung. Ein Briefing zu Produkt, Zielgruppe und Gesprächsführung gibt Sicherheit. Wir planen Schichten mit Pausen und achten auf einen Auftritt, der zur Marke passt.

Lead-Erfassung

Kontakte sind das Ergebnis der Roadshow. Klärt vorab, wie Daten erfasst werden, welche Einwilligung nötig ist und wer nachfasst. Ein einfacher Prozess ohne Papierberge spart Zeit und verhindert Datenverlust.

Anreise von Team und Material

Fernzüge halten in Berlin am Hauptbahnhof und je nach Richtung zusätzlich in Südkreuz, Spandau oder Gesundbrunnen. Für Material und Aufbauten ist ein Fahrzeug in der Regel nötig. Kläre früh, wo es stehen darf, wie lange und ob eine Zufahrtserlaubnis erforderlich ist. Das Team übernachtet idealerweise in der Nähe der Fläche.

Wetter, Sicherheit und Plan B

Aktionen im Freien hängen vom Wetter ab. Ein Zelt, ein Pavillon oder eine überdachte Fläche gehören in den Plan, ebenso Regeln für Wind und Sicherheit. Wir klären, wer für Absperrungen, Erste Hilfe und Ordnung verantwortlich ist, und halten einen Alternativplan bereit.

Budget und Kostenposten

Die Kosten ergeben sich aus Fläche, Genehmigung, Aufbau, Technik, Personal, Catering und Transport. Die Gebühren des Bezirks sind ein eigener Posten, den wir getrennt ausweisen. Wir erstellen eine Aufstellung, in der jeder Posten sichtbar ist, und zeigen Varianten für unterschiedliche Budgets.

Wirkung messen und auswerten

Eine Roadshow soll sich auszahlen. Lege vor dem Start fest, woran du Erfolg misst: Zahl der Gespräche, erfasste Kontakte, Anmeldungen, Verkostungen, Anfragen danach. Ein einfacher Zähler am Stand, ein Kontaktformular mit QR-Code oder eine Karte mit Aktionscode reichen oft aus. Wichtig ist, dass alle Stopps nach denselben Regeln gemessen werden, damit sich Ergebnisse vergleichen lassen.

Nach dem Stopp zählt Geschwindigkeit. Kontakte, die innerhalb weniger Tage eine Nachricht erhalten, antworten deutlich eher. Wir stellen die Ergebnisse zusammen und zeigen, was am Standort funktioniert hat und was beim nächsten Stopp anders laufen sollte.

Team, Kleidung und Auftritt

Das Team ist das Gesicht der Roadshow. Einheitliche Kleidung, klare Rollen und ein Briefing zu Fragen, die oft kommen, geben Sicherheit. Plane Zeit für Einweisung am Aufbautag ein, damit alle wissen, wer wofür zuständig ist. Pausen gehören in den Plan, genauso wie ein Ort, an dem das Team sich zurückziehen kann.

Achte auf die Wirkung im Stadtraum. Ein auffälliger Auftritt wirkt, solange er freundlich bleibt. Aufdringliche Ansprache vertreibt Passanten und kann Beschwerden auslösen. Wir briefen das Team auf einen Ton, der einlädt, statt zu drängen.

Material, Müll und Nachhaltigkeit

Giveaways, Flyer und Aufbauten erzeugen Müll. Wähle Material, das wiederverwendbar ist oder einen Nutzen hat, und plane die Entsorgung ein. Ein Stopp ohne Papierberge und Plastikreste hinterlässt einen besseren Eindruck und spart Aufräumzeit. Frage den Bezirk, welche Auflagen zur Reinigung gelten, wenn du im öffentlichen Raum arbeitest.

Beispiel für einen Tourstopp an einem Tag

Ein Stopp könnte so aussehen: Anlieferung und Aufbau am frühen Morgen, Briefing des Teams um 9 Uhr, Start der Aktion um 10 Uhr, Hochphase am Mittag und am Nachmittag, Abbau ab 18 Uhr. Dazwischen liegen Pausen in Schichten und ein Check der Technik. Der Plan zeigt, wie viel Zeit Aufbau und Abbau brauchen, und dass die eigentliche Aktion nur einen Teil des Tages ausmacht.

Bei mehreren Stopps in einer Tour lohnt ein fester Ablauf, den jedes Team kennt. Er spart Zeit und sorgt für gleiche Qualität. Wir erstellen eine Checkliste für Aufbau, Betrieb und Abbau und passen sie an den jeweiligen Ort an.

Denk außerdem an die Kommunikation vorab: Eine Ankündigung in sozialen Netzwerken, eine Einladung an Kunden in der Nähe oder ein Hinweis in der Presse bringt Besucher zur Fläche. Wir stimmen mit dir ab, welche Kanäle zum Ziel passen und was die Genehmigung zulässt.

So läuft die Anfrage

Nenn uns Ziel, Termin, gewünschte Fläche und eine Richtung beim Budget. Mit diesen Angaben erstellen wir einen ersten Vorschlag. Danach klären wir Genehmigung, Aufbau und Personal. Jetzt unverbindlich anfragen.