Kundenevent Berlin

Ein Projekt aus unserer Arbeit

Ein Beispiel aus über 700 umgesetzten Projekten.

Weihnachtsfeier für KLEUSBERGFeiern, genießen, zusammenkommenKLEUSBERG · 2024 · Projekt ansehen

Berlin ist ein Einsatzgebiet ohne eigene Geschäftsstelle; Ansprechpartner ist Eric Söhnholz. Einen Überblick über alle Leistungen vor Ort gibt es auf der Seite Eventagentur Berlin.

Alle Einzelheiten

Ein Kundenevent in Berlin soll Beziehungen pflegen: Kunden sollen sich wertgeschätzt fühlen, Partner dich besser kennenlernen und Gespräche entstehen, die im Alltag keinen Platz haben. Das gelingt, wenn Einladung, Ort und Programm zur Gästeliste passen und niemand das Gefühl hat, auf einer Verkaufsveranstaltung zu sein.

Berlin gehört zu den Einsatzgebieten von MyDearCaptain. Wir haben dort keine Geschäftsstelle, planen Kundenevents aber vom Konzept bis zum Abbau mit einer festen Ansprechperson. Das ist Gründer und Geschäftsführer Eric Söhnholz. Du bekommst einen Vorschlag mit offenen Posten und entscheidest, was wir übernehmen.

Kundenevent Berlin: Ziel und Gästeliste

Ein Kundenevent braucht ein Ziel, das über „Danke“ hinausgeht. Möchtest du Bestandskunden binden, Neukunden gewinnen, ein Produkt zeigen oder Feedback sammeln? Die Antwort bestimmt, wen du einlädst und wie viel Programm der Abend verträgt. Eine kleine Runde von 20 Gästen erlaubt persönliche Gespräche, bei 200 Gästen braucht es Struktur und Wege.

Die Gästeliste ist das wichtigste Werkzeug. Mische Entscheider und Fachleute, lade Partner ein, die einander nützen können, und plane Rückmeldungen ein, damit du früh weißt, wie viele kommen. Ein persönliches Anschreiben der Geschäftsführung wirkt stärker als eine Rundmail.

Formate im Überblick

Kundenabend

Der Kundenabend verbindet Essen und Gespräch. Ein kurzer Programmpunkt, etwa ein Gastvortrag oder ein Rückblick, gibt Anlass, aber nicht mehr als 20 Minuten. Danach gehören die Gäste sich selbst. Gut funktionieren Stehtische, Fingerfood und mehrere Räume zum Wechseln.

Partnertag

Ein Partnertag bietet Inhalte: Vorträge, Workshops, Austausch. Er braucht Technik, Raum für parallele Sessions und eine Verpflegung, die den Tag trägt. Plane Pausen für Gespräche und ein Abendprogramm, in dem Kontakte vertieft werden.

Hausmesse und Produktvorstellung

Bei einer Hausmesse zeigst du Neuheiten und lässt Gäste ausprobieren. Entscheidend sind Wegeführung, Stationen mit Ansprechpersonen und eine Atmosphäre, die zum Verweilen einlädt. Ein Rundgang mit Führung hilft Gästen, die sich nicht allein durchfragen möchten.

Orte und Atmosphäre

Der Ort sagt etwas über dich. Ein Industriebau wie das Kraftwerk Berlin, das sich als ehemaliges Heizkraftwerk Mitte beschreibt, signalisiert Mut, ein historischer Saal wie der Meistersaal am Potsdamer Platz mit bis zu 300 Personen Tradition, ein Kulturhaus wie das Radialsystem Offenheit. Wähle einen Ort, der zu deiner Marke passt und für Gäste gut erreichbar ist.

Frage nach Kapazität je Bestuhlung, Auflagen für Technik und Catering sowie Endzeiten. Wir prüfen Verfügbarkeit, vergleichen Optionen und klären Fragen mit dem Betreiber.

Einladungsmanagement

Von der Einladung bis zum Check-in entscheidet das Management über den ersten Eindruck. Wir übernehmen auf Wunsch Versand, Rückmeldungen, Erinnerungen, Gästeliste und Einlass. Ernährungswünsche und Barrierefreiheit werden bei der Anmeldung abgefragt. Am Eingang sorgt ein klarer Ablauf dafür, dass niemand in der Schlange steht.

Anreise der Gäste

Kunden kommen oft von weit her. Fernzüge halten in Berlin am Hauptbahnhof und je nach Richtung zusätzlich in Südkreuz, Spandau oder Gesundbrunnen, und vom BER fährt der Flughafen-Express über Potsdamer Platz und Südkreuz zum Hauptbahnhof. Nenne in der Einladung Haltestellen und Fußwege, beginne mit einem Empfang und lass Puffer, damit niemand hetzt.

Essen und Getränke

Das Essen soll Gespräche ermöglichen. Fingerfood und Stationen halten die Hände frei, ein Menü bindet Gäste an den Tisch. Beides kann stimmig sein, je nach Ziel. Denk an vegetarische und vegane Optionen, an alkoholfreie Getränke mit Anspruch und an Gäste, die mit dem Auto kommen.

Nachbereitung

Ein Kundenevent endet nicht mit dem Abbau. Danke den Gästen in den Tagen danach, teile Fotos mit Einwilligung, und frage nach Rückmeldung. Wer Gespräche notiert und Kontakte pflegt, macht aus dem Abend eine Beziehung. Wir helfen bei der Auswertung und stellen auf Wunsch Bilder und Rückmeldungen zusammen.

Budget und Kostenposten

Die Kosten ergeben sich aus Gästezahl, Ort, Catering, Technik, Programm und Einladungsmanagement. Dazu kommen Garderobe, Personal, Fotograf und Zuschläge für Abendstunden. Wir erstellen eine Aufstellung, in der jeder Posten sichtbar ist, und zeigen Varianten für unterschiedliche Budgets.

Dramaturgie und Programmpunkte

Ein Kundenevent braucht einen roten Faden. Er beginnt mit einem Empfang, der Gäste ankommen lässt, setzt mit einem Programmpunkt einen Akzent und lässt dann Raum für Gespräche. Ein Gastredner, eine kurze Produktdemonstration oder eine Gesprächsrunde mit Kunden funktionieren, solange sie nicht zu lang werden. Plane den Hauptteil in Blöcken von höchstens 20 Minuten.

Nach dem Programm zeigt sich der Wert des Abends. Wer Gäste nach dem offiziellen Teil an Tischen oder Stationen ins Gespräch bringt, schafft Kontakte, die bleiben. Eine Moderation hilft, Übergänge zu führen und Gäste vorzustellen, die sich noch nicht kennen.

Technik, Licht und Ton

Auch bei kleinen Events lohnt sich gute Technik. Ein Mikrofon, das funktioniert, ein Bildschirm, der von allen Plätzen sichtbar ist, und Licht, das die Bühne vom Raum trennt, heben die Qualität. Wir klären mit der Location, welche Technik vorhanden ist und was zusätzlich nötig wird, und planen eine Probe vor dem Einlass.

Denk auch an Plan B: Ersatzmikrofon, Ersatzlaptop, Adapter. Kleine Dinge entscheiden darüber, ob eine Panne bemerkt wird oder nicht.

Fotos, Daten und Einwilligung

Wer fotografiert oder filmt, braucht Einwilligung der Gäste. Ein Hinweis auf der Einladung und ein Schild am Eingang sind üblich; wer nicht abgebildet werden möchte, sollte einen Weg haben, das zu sagen. Auch beim Einladungsmanagement fallen Daten an. Wir achten darauf, dass nur erfasst wird, was nötig ist, und dass Listen nach dem Event gelöscht oder gesichert werden.

Beispiel für einen Kundenabend mit 60 Gästen

Ein Abend könnte so gegliedert sein: Ankommen mit Getränken und Fingerfood um 18 Uhr, Begrüßung durch die Geschäftsführung um 18:45 Uhr, ein kurzer Gastbeitrag, danach Essen an Stationen. Zwischen 21 und 22 Uhr klingt der Abend aus, ein persönlicher Dank an der Tür gibt jedem Gast ein gutes Gefühl zum Abschied. Der Rahmen lässt Raum für Gespräche und bleibt überschaubar.

Plane Zeit für die Gastgeber ein: Wer Gäste einlädt, sollte nicht den ganzen Abend am Rand stehen. Ein Briefing für das Team hilft, Gäste zu begrüßen, vorzustellen und miteinander ins Gespräch zu bringen. Wir unterstützen mit einer Namensliste und mit Hinweisen, welche Gäste sich kennen sollten.

Zum Schluss lohnt ein kurzer Dank per Nachricht am nächsten Tag. Er zeigt Wertschätzung und öffnet die Tür für ein weiteres Gespräch, ohne zu drängen.

So läuft die Anfrage

Nenn uns Ziel, Gästezahl, Termin und eine Richtung beim Budget. Mit diesen Angaben erstellen wir einen ersten Vorschlag. Danach klären wir Ort, Programm und Einladung. Jetzt unverbindlich anfragen.