Messeagentur Berlin

Ein Projekt aus unserer Arbeit

Ein Beispiel aus über 700 umgesetzten Projekten.

Weihnachtsfeier für KLEUSBERGFeiern, genießen, zusammenkommenKLEUSBERG · 2024 · Projekt ansehen

Berlin ist ein Einsatzgebiet ohne eigene Geschäftsstelle; Ansprechpartner ist Eric Söhnholz. Einen Überblick über alle Leistungen vor Ort gibt es auf der Seite Eventagentur Berlin.

Alle Einzelheiten

Du suchst eine Messeagentur in Berlin und willst nicht nur einen Stand, sondern einen Auftritt, der Gespräche und Kontakte bringt? Dann geht es um mehr als Wände und Regale. Ein Messeauftritt besteht aus Konzept, Standbau, Personal, Logistik, Verpflegung und Nachbereitung, und alles muss zeitlich ineinandergreifen.

Berlin gehört zu den Einsatzgebieten von MyDearCaptain. Wir haben dort keine Geschäftsstelle, planen und koordinieren Messeauftritte aber von der Idee bis zum Abbau und bleiben mit einer festen Ansprechperson erreichbar. Das ist Gründer und Geschäftsführer Eric Söhnholz.

Messeagentur Berlin: Was eine Agentur für den Auftritt übernimmt

Eine Messeagentur verbindet die Teile, die sonst bei verschiedenen Ansprechpersonen liegen. Sie klärt mit dir das Ziel, entwickelt das Standkonzept, holt Angebote für den Messebau bei Partnern ein, stellt und briefet Personal, plant Logistik und Verpflegung und begleitet den Auftritt vor Ort.

Wichtig zur Abgrenzung: Viele Menschen suchen in Berlin nach Messebau und meinen den Bau des Standes selbst. Den Bau setzen spezialisierte Betriebe um, mit denen wir zusammenarbeiten können. Unsere Rolle liegt davor und darum herum: Konzept, Koordination, Personal, Catering und Abendprogramm. Wenn du nur einen Stand brauchst, ist ein Messebauer der richtige Ansprechpartner. Wenn du einen ganzen Auftritt aus einer Hand willst, sprichst du mit uns.

Konzept

Welche Botschaft soll am Stand ankommen, und wer soll vorbeikommen? Daraus ergeben sich Größe, Aufbau und Besucherführung.

Personal und Briefing

Standpersonal entscheidet, ob Besucher bleiben. Ein gutes Briefing zu Produkt, Gesprächsleitfaden und Lead-Erfassung macht den Unterschied.

Verpflegung und Abend

Kaffee, Snacks und ein kleiner Empfang am Stand halten Gespräche am Laufen. Ein Abendevent bindet Kunden und Partner.

Messegelände, Hallen und Termine

Das Messegelände am Funkturm ist laut Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf mit 26 Messehallen und 160.000 Quadratmetern Hallenfläche eines der großen Geländes Deutschlands. Der CityCube als Teil davon bietet nach Angaben von visitBerlin auf drei Ebenen Platz für 11.000 Teilnehmende. Die Messe Berlin richtet unter anderem die Internationale Grüne Woche, die ITB und die IFA aus, die Grüne Woche läuft im Januar, die ITB üblicherweise im März und die IFA Anfang September.

Für dich heißt das: Die Zeitfenster rund um große Messen sind eng. Je größer die Veranstaltung, desto früher sind Standflächen, Zimmer und Dienstleister knapp. Frag die Messeleitung nach Fristen für Standanmeldung, Anlieferung und technische Anschlüsse, und plane Puffer für Auf- und Abbau.

Logistik, Anlieferung und Abbau

Auf dem Messegelände gelten Regeln für Anlieferung, Zeitfenster und Entsorgung. Dazu kommen Genehmigungen für Strom, Wasser, Internet und Lebensmittel am Stand. Wir stimmen diese Punkte mit Messeleitung und Partnern ab und halten einen Zeitplan, der Verspätungen auffängt.

Denke auch an Lagerflächen für Material, Prospekte und Giveaways. Wer erst am Aufbautag überlegt, wohin der Karton mit den Flyern soll, verliert Zeit. Wir planen die Mengen vorab und legen fest, wer was bringt.

Anreise für Team und Gäste

Berlin hat zwölf Bezirke, und die Messe liegt im Westen der Stadt. Fernzüge halten am Hauptbahnhof und je nach Richtung in Südkreuz, Spandau oder Gesundbrunnen, Gäste aus dem Flugverkehr erreichen die Stadt am BER mit dem Flughafen-Express über Potsdamer Platz und Südkreuz. Plane für dein Standteam Anreise, Unterkunft und Wege mit Puffer ein, besonders an Messetagen mit vielen Besuchern.

Leads erfassen und nachfassen

Ein Messeauftritt zahlt sich aus, wenn aus Gesprächen Folgetermine werden. Lege vorher fest, welche Informationen du erfasst, wer sie bekommt und wie schnell nachgefasst wird. Wir unterstützen mit einer einfachen Erfassungsroutine und besprechen nach der Messe, was funktioniert hat.

• Ziel und Zielgruppe festlegen
• Botschaft und Standkonzept abstimmen
• Personal briefen und Leitfaden mitgeben
• Leads einheitlich erfassen
• Nachfass-Termine in der Woche danach planen

Kosten und Budgetfaktoren

Standgröße, Messe, Standbau, Technik, Personal, Verpflegung, Logistik und Dauer bestimmen das Budget. Du bekommst von uns Varianten mit offener Aufstellung, die Messegebühren, Bau und Personal getrennt zeigen. So erkennst du, wo sich Aufwand lohnt.

Abendevent und Kundenpflege

Der Messetag endet nicht am Stand. Ein Abendessen, ein Empfang oder ein Teamevent mit Kunden und Partnern verlängert die Gespräche in entspannter Runde. Wir planen Ort, Catering und Programm so, dass alle nach dem Messetag bequem hinkommen.

Zeitplan vom Konzept bis zum Abbau

Ein Messeauftritt braucht einen rückwärts gerechneten Zeitplan. Am Anfang stehen Ziel und Budget, dann folgen Standanmeldung, Konzept, Auftrag an den Standbau, Personal und Verpflegung. Kurz vor der Messe kommen Briefing, Lieferungen und technische Abnahme, nach der Messe Abbau, Rückführung und Auswertung. Wir halten diese Schritte in einem gemeinsamen Plan, damit nichts hängen bleibt.

Rechne bei jedem Schritt mit Puffern. Lieferungen verspäten sich, Genehmigungen brauchen Zeit, und Personal wird krank. Wer Alternativen vorab klärt, bleibt am Messetag ruhig.

Standtypen und Konzepte

Ob Reihenstand, Eckstand oder Insel: Die Standform bestimmt, wie Besucher auf dich zukommen. Ein Reihenstand wirkt kompakt und eignet sich für klare Botschaften, eine Insel bietet Platz für Besprechungen und Vorführungen. Das Konzept sollte zur Produktlinie, zur Zielgruppe und zur Standgröße passen, nicht zum Budget allein.

Besprechungsbereich

Ein ruhiger Bereich für Gespräche erhöht die Chance, aus Kontakten Termine zu machen. Plane Sitzgelegenheiten und Getränke ein.

Produkt in Szene setzen

Zeige wenige Dinge gut statt viele klein. Nutze Licht und Höhe, damit der Stand aus der Halle heraus erkennbar ist.

Personal, Briefing und Auftreten

Das Standpersonal ist die erste Visitenkarte. Es sollte das Produkt kennen, Gespräche beginnen können und wissen, wann es an Kolleginnen und Kollegen übergibt. Ein Briefing von einer Stunde vor Messebeginn und eine kurze Nachbesprechung am Abend halten das Niveau über mehrere Tage. Wir koordinieren Personal in Absprache mit dir und sorgen für Pausen und Wechsel.

Nachbereitung und Auswertung

Nach der Messe beginnt die eigentliche Arbeit. Kontakte werden sortiert, Gespräche protokolliert und Angebote verschickt. Wir helfen bei einer einfachen Auswertung: Welche Leads sind entstanden, welche Gespräche waren am wertvollsten, was würdest du beim nächsten Mal ändern? So wird der nächste Auftritt besser planbar.

Jetzt unverbindlich anfragen

Schreib uns Messe, Termin und was du am Stand erreichen willst. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung und sagen offen, was machbar ist. Der erste Vorschlag kostet nichts.